Verzekeringsmakelaars
Makelaarspakket, boekhouding en CRM aan elkaar koppelen
Klantgegevens en commissieafrekeningen lopen tussen het makelaarspakket, de boekhouding en het CRM, met een controlelijst voor afwijkingen. De makelaar behoudt de controle over het dossier.
Hoe het nu gaat
Een makelaarskantoor werkt met een eigen pakket voor portefeuillebeheer, een boekhoudpakket voor de commissies en de kosten en vaak een CRM of een mailinglijst voor het klantcontact. Alle drie bevatten dezelfde klant. Een verhuizing wordt aangepast in het ene pakket, en de nieuwsbrief gaat daarna nog maanden naar het oude adres. Een klant met een bedrijf en een privéverzekering staat twee keer in de lijst, met een lichte variatie in de naam.
De commissies vormen een apart verhaal. Maatschappijen sturen periodiek afrekeningen, als pdf, in Excel of in een extranet, elk met een eigen opbouw. Iemand zet die over in het boekhoudpakket, controleert tegen de storting op de rekening en zoekt uit waarom een bedrag afwijkt. Dat gebeurt doorgaans in de maandafsluiting, en met meerdere maatschappijen verschuift het werk naar de week waarin de boekhouder al wacht.
Wat het kantoor nodig heeft, is geen groot nieuw systeem. De bestaande pakketten moeten dezelfde klantgegevens delen, en de afrekeningen moeten als boeking klaarstaan om na te lezen.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Eerst vastleggen welk pakket leidend is
In de scan bepalen we per gegeven waar het wordt ingevoerd. Meestal is dat het makelaarspakket voor klantgegevens en polissen, en de boekhouding voor facturen en commissies. De koppeling werkt in één richting per gegeven, zodat een wijziging maar op één plaats wordt gedaan.
- 02
Klantgegevens synchroniseren
Nieuwe klanten en wijzigingen van adres of e-mail gaan van het makelaarspakket naar het CRM en de boekhouding. Dubbele klanten herkennen we op naam, adres en ondernemingsnummer en tonen we in een lijst voor jullie beslissing. Het systeem voegt nooit zelf twee klanten samen. Of het pakket een API of een export aanbiedt, bekijken we in de scan.
- 03
Commissieafrekeningen inlezen
Afrekeningen van maatschappijen die als pdf of Excel binnenkomen, worden uitgelezen. Het systeem maakt een boeking per afrekening klaar in Exact Online of Yuki, met de commissie per polis of per maatschappij zoals jullie dat boeken. De boekhouder keurt de boeking goed.
- 04
Controle op afwijkingen
Het systeem vergelijkt het bedrag van de afrekening met de storting op de rekening en toont verschillen in een lijst, bijvoorbeeld een commissie die ontbreekt of een polis die niet in het pakket staat. Die lijst loopt naar de persoon die de maandafsluiting doet.
Een voorbeeld
Voorbeeld: de maandafsluiting van een kantoor met zes maatschappijen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een kantoor commissies krijgt van zes maatschappijen, elk in een eigen formaat. In het voorbeeld worden de afrekeningen de dag na ontvangst ingelezen, en per maatschappij staat een boeking klaar in het boekhoudpakket. Een commissie die niet overeenkomt met de storting, komt op een lijst met de polis en het verschil erbij. De klant die verhuist, wordt in het makelaarspakket aangepast en een dag later ook in het CRM. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
De koppeling past gegevens alleen aan volgens regels die jullie vooraf hebben goedgekeurd. Voor stappen met gevolgen, zoals het aanmaken van een verkoopfactuur, kiezen jullie of dat automatisch gebeurt of eerst ter goedkeuring. Conflicten tussen twee systemen komen op een lijst die iemand beoordeelt.
Meer voor verzekeringsmakelaars
Software koppelen in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Dat verschilt per pakket. Sommige bieden een API of een geplande export, andere enkel een handmatige export naar Excel. In de scan van een halve dag onderzoeken we wat jullie pakket toelaat voor we een prijs geven. Als er geen koppeling mogelijk is, kan een export die een medewerker wekelijks klaarzet, vaak volstaan.
Nee. Het leest de bedragen uit de afrekening van de maatschappij en zet ze in een boeking. Welke commissie een maatschappij verschuldigd is, en of die klopt, controleert het kantoor zelf. Het systeem laat alleen verschillen tussen afrekening en storting zien.
De boekhouder of de persoon die de boekhouding bij jullie doet. Een boeking komt als concept in het pakket en wordt pas definitief nadat iemand ze nakijkt. Voor vaste maatschappijen kunnen jullie later kiezen die goedkeuring te vereenvoudigen.
Het systeem toont mogelijke dubbels in een lijst en voegt niets zelf samen. Een medewerker beslist welke versie de juiste is, en die beslissing onthoudt het systeem voor de volgende keer.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.