Woordenlijst
Workflow-automatisering is het laten uitvoeren van een vaste reeks stappen door software, zodat een taak automatisch loopt van een startsignaal tot het resultaat.
Een workflow bestaat uit een trigger, zoals een nieuwe mail, een ingevuld formulier of een betaling, daarna een aantal stappen, zoals gegevens ophalen, controleren en doorsturen, en een resultaat, zoals een aangemaakte factuur of een verstuurde melding. Met voorwaarden kun je bepalen dat bijvoorbeeld een bedrag boven een afgesproken grens eerst goedgekeurd moet worden.
Workflows worden gebouwd met no-code tools zoals Zapier, Make, n8n en Power Automate, of met code. De keuze hangt af van de complexiteit, het aantal koppelingen en wie het beheert. Een goede workflow heeft ook foutafhandeling: wat gebeurt er als een stap mislukt en wie krijgt daarvan bericht.
Voor een kmo is de volgorde belangrijk. Een proces dat nog niet klopt, wordt door automatisering niet beter. Beschrijf het eerst op papier en automatiseer daarna wat vaak terugkomt en vaste regels volgt.
Een aanvraag komt binnen via het contactformulier op de website. De workflow maakt een contact en een deal aan in het CRM, verstuurt een ontvangstbevestiging en zet een taak in de agenda van de verkoper om binnen een werkdag op te volgen.
Workflows werken meestal via API's en vaste koppelingen tussen programma's. RPA bootst handelingen op het scherm na. Bestaat er een API, dan heeft een workflow doorgaans de voorkeur.
Taken die vaak terugkomen, vaste regels volgen en uit vaste invoer bestaan. Taken met veel uitzonderingen vragen een persoon of een goedkeuringsstap tussendoor.
Wil je weten wat dit voor jullie bedrijf betekent? Plan een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.