Automatisering
Betalingsherinneringen automatisch voorbereiden
We controleren elke dag welke verkoopfacturen vervallen zijn en zetten de juiste herinneringsmail klaar, met de factuur als bijlage.
Hoe het nu gaat
Facturen blijven openstaan, ook bij klanten die niet van slechte wil zijn. Wie een herinnering stuurt, moet eerst in het boekhoudpakket zoeken welke facturen vervallen zijn, nagaan of er intussen niet betaald is en dan een mail schrijven. Omdat het ongemakkelijk is en altijd ergens anders voorrang krijgt, gebeurt het onregelmatig, vaak pas bij een geldtekort.
Het gevolg is een lange lijst openstaande posten, een betaaltermijn die in de praktijk langer is dan afgesproken en klanten die gewend raken om pas na een herinnering te betalen. De tijd zit niet in het sturen zelf, maar in het uitzoeken: wie, welke factuur, hoeveel dagen te laat en wat is er al gestuurd.
Hoe het werkt
- 01
Openstaande posten ophalen
Elke dag lezen we de openstaande verkoopfacturen uit Exact Online, Yuki, Octopus of Billit. Betaalde facturen vallen weg zodra de bankbewegingen in het pakket zijn verwerkt. Betalingen via Mollie kunnen we rechtstreeks controleren.
- 02
Jullie regels toepassen
Jullie bepalen het schema, bijvoorbeeld een eerste herinnering enkele dagen na de vervaldag en een tweede een week later. Klanten die jullie wilt overslaan, betwiste facturen en deelbetalingen sluiten we uit of markeren we apart.
- 03
De mail klaarzetten
Per factuur of per klant staat een concept klaar in jullie eigen toon, met factuurnummer, bedrag, vervaldatum, betaalgegevens en de factuur als bijlage. De eerste herinnering is vriendelijk, latere zijn stelliger, volgens teksten die jullie goedkeuren.
- 04
Goedkeuren en versturen
Je krijgt een lijst met voorgestelde herinneringen. Met één klik verstuur je ze, of je haalt er een uit. De verstuurde mails worden bij de klant genoteerd, zodat je altijd ziet wat er al is gestuurd en wanneer.
Wat er verandert
Herinneringen gebeuren op tijd
De lijst staat elke dag klaar, zodat het niet meer afhangt van wie eraan denkt. Het schema is voor elke klant hetzelfde.
Geen uitzoekwerk meer
Je ziet per klant wat openstaat, hoe lang al en wat er al verstuurd is. Het opzoeken in het boekhoudpakket valt weg.
Overzicht van wat nog openstaat
Een wekelijks overzicht toont totalen per klant en per ouderdomscategorie, zodat je eerder ziet welke klanten een telefoontje nodig hebben.
Waar jullie beslissen
Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.
Per sector
- AdvocatenkantorenOpenstaande ereloonnota's worden opgevolgd met neutrale herinneringen zonder inhoud van het dossier. Een verantwoordelijke keurt de lijst goed en bepaalt wie uitgesloten wordt.
- Syndici en vastgoedbeheerAchterstallige voorschotten en afrekeningen van mede-eigenaars krijgen een vaste reeks herinneringen per lot. Over aanmaningen en juridische stappen beslist de syndicus.
- Fitness en sportclubsMislukte domiciliëringen en onbetaald lidgeld krijgen een vaste reeks herinneringen met betaallink. Over toegang, afbetaling en uitzonderingen beslist de club.
- Tuinaanleg en groenonderhoudVoorschotfacturen en saldo's na oplevering krijgen een vaste herinnering, gekoppeld aan de status van de werf. Bij een betwisting beslist de zaakvoerder.
- ReisbureausVoor voorschot en saldo wordt dagelijks gecontroleerd wat open staat. Een herinnering staat als concept klaar vóór de vervaldatum, en de reisadviseur beslist over verdere stappen.
- Transport en logistiekEen automatisering stelt wekelijks herinneringen op voor openstaande transportfacturen, voegt het afleverbewijs toe en slaat facturen over waarvoor een discussie loopt.
- SchoonmaakbedrijvenEen automatisering stelt herinneringen op voor openstaande maandfacturen, stuurt ze naar het juiste boekhoudcontact en slaat klanten over bij wie een klacht of betwisting loopt.
- DierenartsenpraktijkenOpenstaande facturen van ingrepen, hospitalisaties en bedrijfsklanten krijgen een vaste reeks herinneringen. Dossiers die gevoelig liggen, sluit de praktijk uit.
- OpleidingscentraElke dag wordt gecontroleerd welke inschrijvingsfacturen vervallen zijn. Bedrijven, particulieren en facturen met een derde betaler krijgen elk een eigen herinnering als concept.
- vzw's en sociale organisatiesOpenstaande lidgelden en facturen aan partners worden elke dag gecontroleerd. Een vriendelijk herinneringsconcept staat klaar, en de penningmeester beslist over verdere stappen.
- Schilders en afwerkingsbedrijvenOpenstaande voorschot- en eindfacturen worden dagelijks gecontroleerd. Een herinnering staat als concept klaar, en facturen met een betwiste afwerking worden overgeslagen tot ze zijn opgelost.
- Bouw en renovatieOpenstaande voorschot-, tussen- en eindfacturen krijgen een vast ritme van herinneringen. Uitzonderingen per dossier en aanmaningen blijven onder controle van de zaakvoerder.
- GroothandelOpenstaande B2B-facturen worden in stappen opgevolgd, met uitzonderingen voor betwiste facturen en afspraken. Leveringsstop of een telefoontje is altijd een menselijke beslissing.
- ZorgpraktijkenEen automatisering stelt neutrale herinneringen op voor openstaande facturen van patiënten, slaat patiënten over die de praktijk zelf aanduidt en vermeldt geen behandelinformatie.
- Interieur en keukenbouwOpen voorschotten en saldo's krijgen herinneringen in een toon die past bij de schijf. Bij open herstelpunten wacht het saldo en een derde herinnering gaat alleen na goedkeuring van de zaakvoerder.
- VerhuisbedrijvenFacturen na een verhuizing en voor bedrijfsklanten krijgen een vaste herinnering. Dossiers met een schadeclaim blijven uit de reeks tot de zaakvoerder beslist.
Werkt met
- Exact OnlineExact Online is cloudsoftware voor boekhouding en facturatie, veel gebruikt door Belgische kmo's en boekhoudkantoren.
- YukiYuki is cloudboekhoudsoftware van Visma waarin klanten hun documenten digitaal aanleveren aan hun boekhouder, onder meer in België en Nederland.
- OctopusOctopus is Belgische boekhoudsoftware voor kleine bedrijven, zelfstandigen en boekhoudkantoren.
- BillitBillit is een Belgisch platform voor facturatie en voor het versturen en ontvangen van e-facturen via het Peppol-netwerk.
- MollieMollie is een Nederlandse betaalprovider voor online betalingen, onder meer met Bancontact, iDEAL, kaartbetalingen en betaallinks.
- Microsoft 365Microsoft 365 is het kantoorpakket van Microsoft met onder meer Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive en Teams.
Voor wie
- Financieel verantwoordelijkenWat een financieel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan facturen, betalingsopvolging en rapporten, en wat daarvan te automatiseren valt.
- ZaakvoerdersWat een zaakvoerder van een kmo kwijt is aan overzichten, offertes, opvolging en mails, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
Begrippen
- E-facturatieE-facturatie is het opmaken, versturen en ontvangen van facturen als gestructureerd digitaal bestand dat software rechtstreeks kan verwerken.
- Human-in-the-loopHuman-in-the-loop betekent dat in een geautomatiseerd proces een persoon op bepaalde momenten controleert, aanvult of goedkeurt voordat het proces verdergaat.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
Dit is een kleine automatisering. De prijs hangt af van het pakket en het aantal herinneringsstappen. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs, en de scan wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Daarbovenop komt een maandelijks beheerbedrag voor hosting, opvolging en onderhoud.
Dat risico bestaat altijd, want de automatisering ziet alleen wat in het boekhoudpakket staat. Daarom zijn herinneringen concepten die je bekijkt voor ze uitgaan. Je kunt ook een marge instellen, bijvoorbeeld pas herinneren enkele dagen na de vervaldag, zodat betalingen die onderweg zijn eerst verwerkt worden.
Ja. We schrijven samen met jullie de teksten voor elke stap en jullie keuren ze goed voor ze gebruikt worden. Het taalmodel vult enkel de gegevens in en mag de tekst zelf niet vrij aanpassen. Je kunt de teksten later zelf wijzigen of aan ons vragen.
Ja, met een beperking. Heeft jullie pakket geen koppeling, dan kan jullie boekhouder of jullie zelf een export van de openstaande posten in een map zetten en werkt de automatisering daarmee. Het is iets minder actueel dan een rechtstreekse koppeling. Dat kijken we na in de scan.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.