Koppeling · Exact Online en Lightspeed
Exact Online koppelen met Lightspeed
Lightspeed registreert de verkoop aan de kassa, Exact Online verwerkt de boekhouding. Hier staat welke gegevens kunnen doorstromen en wat de boekhouder vooraf vastlegt.
Waarom koppelen
Een winkel of horecazaak sluit elke dag de kassa af. Op dat moment staat vast hoeveel er is verkocht, aan welk btw-tarief en met welke betaalwijze. In Exact Online moet dat als boeking terechtkomen, anders klopt de boekhouding niet met wat er in de zaak gebeurd is.
Meestal typt iemand de dagtotalen over of maakt wekelijks een export uit de kassa. Bij meerdere vestigingen of een uitgebreid assortiment wordt dat veel werk, en een kassaverschil of een gewijzigd btw-tarief valt pas laat op. Lightspeed heeft meerdere producten, onder meer voor retail en voor restaurants, met elk eigen mogelijkheden. Welk product jullie gebruiken, bepaalt hoe de koppeling eruitziet.
Wat er tussen beide loopt
Dagafsluiting wordt een boeking in Exact
Na de dagafsluiting halen we de omzet per btw-tarief op en zetten we een boeking klaar in Exact, per vestiging als dat nodig is. De boekhouder of een medewerker keurt de boeking goed.
Betaalwijzen komen op de juiste rekeningen
Contant geld en betaalkaart gaan elk naar een eigen rekening of tussenrekening in Exact, zodat de kas en de bank bij het afletteren kloppen.
Kassaverschillen op een aparte lijst
Verschilt het getelde bedrag van wat de kassa verwacht, dan komt dat op een korte lijst voor een medewerker en zit het niet verstopt in de boeking.
Leveranciersfacturen als voorstel in Exact
Aankoopfacturen van leveranciers die in de mailbox binnenkomen, zetten we als voorstel klaar in Exact. Daarbij kunnen we vergelijken met wat in het kassasysteem als ontvangen staat.
Vooraf beslissen
Welk Lightspeed-product en welke gegevens beschikbaar zijn
Lightspeed Retail en Lightspeed Restaurant zijn verschillende producten met eigen mogelijkheden. We beginnen met nagaan welk product jullie gebruiken en wat het toelaat, voor we een planning geven.
Btw-tarieven en rekeningen
In de horeca kan het btw-tarief verschillen tussen ter plaatse en meenemen, en dat verschil moet in de kassa en in de boeking hetzelfde zijn. Jullie boekhouder bevestigt de tarieven en rekeningen, en wij vergelijken die met wat de kassa rapporteert.
Wie leidend is voor artikelen en voorraad
Als artikelen zowel in de kassa als in Exact bestaan, kiezen jullie één bron voor artikelcode en prijs. Voor een boeking per dag is een artikelkoppeling niet nodig, dan volstaan de omzetgroepen.
Moment van boeken en historiek
We kiezen of de boeking dagelijks of wekelijks klaarstaat en vanaf welke datum. Dagen van voor de start blijven zoals ze al geboekt zijn.
Hoe we het bouwen
Lightspeed biedt API's voor zijn producten, maar welke gegevens beschikbaar zijn en hoe de toegang loopt, verschilt per product en soms per abonnement. Daarom bekijken we eerst wat jullie product toelaat. Waar een API ontbreekt of te beperkt is, werken we met exports uit het kassasysteem of met de mailbox. We lezen enkel kassagegevens, bij voorkeur na de dagafsluiting, en schrijven niets terug tenzij jullie dat vragen. Voor Exact Online gebruiken we de API van Exact via een login op jullie eigen omgeving. Wat we daar kunnen aanmaken en hoeveel aanroepen toegelaten zijn, hangt af van modules en abonnement. Bestaat er een connector tussen jullie Lightspeed-product en Exact die volstaat, dan zeggen we dat. Boekingen worden klaargezet en door een medewerker of de boekhouder goedgekeurd.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
- Aankoopfacturen inlezenWe lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
Andere koppelingen
Veelgestelde vragen
Dat verschilt, want Lightspeed heeft meerdere kassa- en webshopproducten met eigen mogelijkheden. We kijken in de scan na welk product jullie gebruiken en zeggen vooraf wat rechtstreeks kan en wat via exports moet lopen.
We lezen vooral gegevens uit en doen dat bij voorkeur na de dagafsluiting, niet tijdens de service. Wat we in de kassa zouden wijzigen, bespreken we vooraf en gebeurt alleen met jullie akkoord.
Voor de boekhouding volstaan meestal de dagtotalen per btw-tarief en betaalwijze. Een boeking per ticket maakt de boekhouding veel groter. Wat jullie boekhouder verkiest, volgen we.
De scan van een halve dag op locatie wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De prijs hangt af van het Lightspeed-product en het aantal vestigingen.
Werken jullie met Exact Online en Lightspeed? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.