Koppeling · Exact Online en HubSpot
Exact Online koppelen met HubSpot
HubSpot houdt contacten en deals bij, Exact Online de boekhouding. Deze pagina beschrijft welke gegevens kunnen doorstromen en wat vooraf beslist wordt.
Waarom koppelen
In HubSpot staat wie een offerte kreeg, welke deal gewonnen is en bij wie opvolging nodig is. In Exact Online staat wie een factuur kreeg, wat openstaat en wat betaald is. Voor een kmo met een klein verkoopteam zijn dat twee werelden die elkaar pas raken wanneer iemand een gewonnen deal in de boekhouding gaat ingeven.
Die overdracht gebeurt meestal te laat of onvolledig. Een verkoper vraagt de administratie om een factuur, de btw-gegevens van de klant ontbreken in HubSpot en de verkoper weet niet of de klant al betaald heeft wanneer er opnieuw contact is. Er bestaan apps van derden om HubSpot met boekhoudpakketten te verbinden. Of er een bestaat voor Exact die past bij jullie werkwijze, kijken we vooraf na.
Wat er tussen beide loopt
Gewonnen deal wordt klant in Exact
Gaat een deal in HubSpot op gewonnen, dan zoeken we de klant in Exact op btw-nummer en maken we de relatie aan als ze ontbreekt. Staat het btw-nummer niet in HubSpot, dan krijgt de verkoper een melding om het aan te vullen.
Dealregels worden een verkoopfactuur
Producten en bedragen uit de deal of de offerte worden een factuurvoorstel in Exact, met een btw-code per regel. De administratie bekijkt het voorstel voor het definitief wordt.
Betaalstatus komt terug in HubSpot
Is een factuur in Exact betaald of verstreken, dan zetten we die status bij het bedrijf of de deal in HubSpot. De verkoper ziet zo voor een gesprek of er iets openstaat. Welke eigenschappen we in HubSpot kunnen toevoegen, hangt af van jullie abonnement.
Opvolging van openstaande facturen
Na een afgesproken aantal dagen na de vervaldatum maken we een taak aan voor de verkoper of de administratie, of bereiden we een herinnering voor die een medewerker goedkeurt.
Vooraf beslissen
Wie leidend is voor bedrijfs- en contactgegevens
HubSpot is meestal de bron voor contactpersonen en Exact voor adres, btw-nummer en betaalvoorwaarden van het bedrijf. We leggen per veld vast waar het wordt ingegeven en in welke richting een wijziging doorloopt.
Dubbele records in HubSpot
Een CRM bevat vaak meerdere records voor dezelfde klant, onder een iets andere naam. Voor we iets naar Exact sturen, ruimen we dubbels op of koppelen we op btw-nummer, anders ontstaan ook in Exact meerdere relaties.
Producten, btw-codes en nummering
Deals met losse bedragen hebben geen artikelcode, terwijl Exact die meestal wil. We beslissen of er een productlijst in HubSpot komt of dat regels op een standaardartikel landen, en welke btw-code erbij hoort. Factuurnummers blijven uit de reeks van Exact komen.
Bestaande klanten en historiek
Bestaande klanten in Exact en bestaande bedrijven in HubSpot koppelen we eenmalig aan elkaar op btw-nummer, zodat de overdracht ze herkent. Wat daar niet bij past, komt op een lijst voor een medewerker.
Hoe we het bouwen
Waar een bestaande koppeling van HubSpot met Exact Online volstaat, zeggen we dat en bouwen we niets. Anders gebruiken we de publieke API van HubSpot, die ook meldingen kan sturen bij wijzigingen, en de API van Exact Online. De toegang loopt via jullie eigen accounts, met rechten die jullie kunnen intrekken. Welke functies en hoeveel aanroepen HubSpot toelaat, hangt af van jullie HubSpot-abonnement. Bij Exact hangt het af van modules en abonnement. Dat bekijken we vooraf in de scan. Waar een API iets niet toelaat, werken we met exports of de mailbox. Facturen worden als voorstel klaargezet en door een medewerker goedgekeurd. Contactgegevens blijven in HubSpot en de boekhouding blijft in Exact. We bouwen geen kopie van jullie klantenbestand.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Offertes opmakenWe zetten een offerteaanvraag per mail of formulier om in een volledig ingevulde offerte in jullie eigen sjabloon, klaar om na te lezen.
- BetalingsherinneringenWe controleren elke dag welke verkoopfacturen vervallen zijn en zetten de juiste herinneringsmail klaar, met de factuur als bijlage.
Andere koppelingen
Veelgestelde vragen
Voor basiszaken zoals contacten en deals lezen en aanmaken in de regel wel. Sommige functies, zoals bepaalde eigenschappen of offertefuncties, zijn voorbehouden aan betaalde abonnementen. We kijken dat in de scan na en zeggen vooraf wat niet kan.
Nee. De verkoper zet de deal op gewonnen, wij zetten de factuur klaar in Exact en de administratie bekijkt ze voor ze definitief wordt. Voor vaste, terugkerende bedragen kunnen jullie later beslissen om minder te controleren.
Dan maken we de relatie niet blind aan. De verkoper krijgt een melding om het nummer aan te vullen en de factuur blijft in afwachting. Voor particulieren kiezen jullie samen met de boekhouder of ze op een verzamelrelatie landen of een eigen relatie krijgen.
Het begint met de scan van een halve dag, die verrekend wordt als jullie binnen 30 dagen bestellen. Daarna krijgt de koppeling een prijs op maat en komt er een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van HubSpot en Exact zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Exact Online en HubSpot? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.