Is de eigen koppeling van Teamleader met Exact Online niet genoeg?

Voor veel kmo's wel. Teamleader biedt zelf een koppeling met Exact Online aan, en als die doet wat jullie nodig hebben, raden we die aan. Wij komen erbij als jullie werkwijze er niet in past, bijvoorbeeld bij eigen btw-codes, uitzonderingen per klant of een overdracht die eerst een goedkeuring nodig heeft. Wat de koppeling precies doet, kijken we in de scan na.

Hebben we een bepaald abonnement nodig bij Teamleader en Exact?

Dat hangt af van jullie pakket en abonnement. De mogelijkheden van de API's en van de ingebouwde koppelingen verschillen per formule en bij Exact per module. Dat bekijken we in de scan, en we zeggen vooraf wat niet kan.

Wat gebeurt er met facturen die al in Exact staan?

Die blijven zoals ze zijn. We spreken af vanaf welke datum of welk factuurnummer de koppeling werkt en gaan bij de start na of klanten in beide pakketten aan elkaar gekoppeld zijn, zodat er geen tweede relatie in Exact ontstaat.

Wat kost een koppeling tussen Exact Online en Teamleader?

De scan duurt een halve dag en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna krijgen jullie een prijs op maat voor de koppeling en een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. Hoeveel werk de koppeling is, hangt af van wat de ingebouwde koppeling al doet.

Koppeling · Exact Online en Teamleader

Exact Online koppelen met Teamleader

Teamleader houdt klanten, offertes en facturen bij en Exact Online de boekhouding. Deze pagina legt uit welke gegevens tussen beide kunnen lopen en wat jullie vooraf beslissen.

Waarom koppelen

Veel kmo's gebruiken Teamleader voor het commerciële werk en Exact Online voor de boekhouding, vaak omdat het boekhoudkantoor met Exact werkt. Een klant wordt aangemaakt in Teamleader, een offerte wordt aanvaard en er volgt een factuur. Daarna moeten dezelfde klant en dezelfde factuur in Exact terechtkomen.

Zolang die overdracht met de hand gebeurt, staan klantgegevens op twee plaatsen met kleine verschillen in naam, adres en btw-nummer. Facturen worden overgetypt of als pdf doorgestuurd, een betaling die in Exact binnenkomt is in Teamleader niet zichtbaar en aan het einde van de maand zoekt iemand uit waarom twee totalen niet gelijk zijn. Teamleader heeft zelf een koppeling met Exact Online. Die volstaat voor een deel van de kmo's. Waar ze te beperkt is, bouwen wij het stuk dat ontbreekt.

Wat er tussen beide loopt

Nieuwe klant in Teamleader wordt relatie in Exact
Bij de eerste factuur of een gewonnen deal zoeken we of de klant al bestaat in Exact, op btw-nummer of ondernemingsnummer. Bestaat de relatie nog niet, dan maken we ze aan met naam, factuuradres en btw-gegevens zoals ze in Teamleader staan.
Verkoopfactuur gaat van Teamleader naar Exact
Een definitieve factuur in Teamleader zetten we in Exact klaar met factuurnummer, datum, vervaldatum, regels en btw-code per regel. De boekhouder hoeft de factuur niet meer over te nemen en vindt dezelfde bedragen terug.
Betaalstatus gaat van Exact terug naar Teamleader
Is een factuur in Exact afgeletterd als betaald, dan zetten we dat ook in Teamleader, zodat verkopers en administratie dezelfde status zien. Wat Exact hierover kan teruggeven, hangt af van jullie modules en abonnement.
Openstaande facturen als basis voor herinneringen
Op basis van de openstaande posten in Exact bereiden we een herinnering voor met de juiste factuur erbij. Een medewerker keurt de lijst goed voor er iets vertrekt, zodat een klant die gisteren betaalde geen aanmaning krijgt.

Vooraf beslissen

Welk systeem leidend is voor klantgegevens
Meestal is Teamleader de bron voor naam, adres en contactpersonen en Exact de bron voor btw-status en betaalgegevens. Dat leggen we vooraf vast, zodat een wijziging in het ene systeem niet ongemerkt door het andere wordt overschreven.
Btw-codes en grootboekrekeningen
Elke factuurregel in Teamleader moet een btw-code en een grootboekrekening in Exact krijgen. We maken een lijst van de tarieven die jullie gebruiken en van uitzonderingen zoals intracommunautaire leveringen, en laten die door jullie boekhouder bevestigen.
Nummering en dubbele facturen
Factuurnummers moeten aansluiten op de reeks in Exact en mogen niet twee keer worden aangemaakt als de koppeling opnieuw loopt. We kijken ook na wat de ingebouwde koppeling al doorgeeft, zodat niets dubbel in Exact belandt.
Historische gegevens
Facturen en klanten die al in Exact staan, laten we staan. Samen kiezen we vanaf welke datum de koppeling geldt en of oudere klanten vooraf aan elkaar gekoppeld worden om dubbele relaties te vermijden.

Hoe we het bouwen

Eerst kijken we of de eigen koppeling van Teamleader met Exact Online volstaat voor wat jullie nodig hebben. Is dat zo, dan zeggen we dat en bouwen we niets. Is ze te beperkt, bijvoorbeeld voor een eigen werkwijze met btw-codes of voor het teruggeven van de betaalstatus, dan gebruiken we de publieke API's van beide pakketten. Teamleader heeft een API met OAuth. Exact Online heeft een eigen API, waarvan de mogelijkheden en het aantal toegelaten aanroepen afhangen van jullie abonnement en modules. De toegang loopt via een login op jullie eigen Teamleader- en Exact-account, die jullie zelf kunnen intrekken. Facturen worden eerst als voorstel klaargezet en door een medewerker goedgekeurd, tot jullie beslissen om dat voor vaste gevallen over te slaan. Alle gegevens blijven in jullie twee pakketten.

Automatiseringen

De software

Andere koppelingen

Veelgestelde vragen

Voor veel kmo's wel. Teamleader biedt zelf een koppeling met Exact Online aan, en als die doet wat jullie nodig hebben, raden we die aan. Wij komen erbij als jullie werkwijze er niet in past, bijvoorbeeld bij eigen btw-codes, uitzonderingen per klant of een overdracht die eerst een goedkeuring nodig heeft. Wat de koppeling precies doet, kijken we in de scan na.
Dat hangt af van jullie pakket en abonnement. De mogelijkheden van de API's en van de ingebouwde koppelingen verschillen per formule en bij Exact per module. Dat bekijken we in de scan, en we zeggen vooraf wat niet kan.
Die blijven zoals ze zijn. We spreken af vanaf welke datum of welk factuurnummer de koppeling werkt en gaan bij de start na of klanten in beide pakketten aan elkaar gekoppeld zijn, zodat er geen tweede relatie in Exact ontstaat.
De scan duurt een halve dag en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna krijgen jullie een prijs op maat voor de koppeling en een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. Hoeveel werk de koppeling is, hangt af van wat de ingebouwde koppeling al doet.

Werken jullie met Exact Online en Teamleader? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.

Plan een gesprek Of doe eerst de gratis check

20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.