Koppeling · Exact Online en Mollie
Exact Online koppelen met Mollie
Mollie ontvangt betalingen en stort ze uit, Exact Online houdt de boekhouding bij. Deze pagina legt uit hoe beide aan elkaar gekoppeld worden en wat de boekhouder vooraf vastlegt.
Waarom koppelen
Klanten betalen via Mollie met Bancontact, iDEAL of kaart, en Mollie stort die bedragen gebundeld uit op de bankrekening. In Exact Online staan de facturen en de bankverrichtingen. Het afletteren, dus een bedrag op de bank terugbrengen tot de facturen waarvoor het betaald is, wordt een eigen taak zodra er veel kleine betalingen zijn.
Eén uitbetaling kan tientallen betalingen bevatten. Daar zitten kosten van de betaalprovider en terugbetalingen in, waardoor het bedrag op de bank niet overeenkomt met de som van de facturen. Wie dat met de hand uitzoekt, doet dat per uitbetaling in een rekenblad. Voor sommige boekhoudpakketten bestaan kant-en-klare connectors, van Mollie of van derden. Of dat voor Exact Online bij jullie volstaat, kijken we eerst na.
Wat er tussen beide loopt
Betaling in Mollie wordt gekoppeld aan de factuur in Exact
Is een betaling in Mollie geslaagd, dan koppelen we ze aan de openstaande factuur in Exact, via factuurnummer of gestructureerde mededeling, en zetten we de betaling klaar. Wat niet eenduidig past, komt op een lijst voor een medewerker.
Uitbetaling wordt uitgesplitst
Een uitbetaling van Mollie bestaat uit meerdere betalingen. We halen de samenstelling op en zetten een overzicht klaar waarmee de boekhouder de bankverrichting in Exact in één keer kan afletteren.
Kosten en terugbetalingen apart geboekt
De kosten die Mollie inhoudt en terugbetalingen aan klanten komen op hun eigen grootboekrekening of als creditnota in de boekhouding, en niet als verschil dat niemand kan verklaren.
Betaallink bij factuur of herinnering
Voor een openstaande factuur maken we een betaallink aan in Mollie. Betaalt de klant, dan loopt die betaling via de eerste stap naar Exact.
Vooraf beslissen
Hoe de koppeling weet welke factuur betaald is
Dat lukt het best met het factuurnummer of de gestructureerde mededeling als referentie bij de betaling. Zonder referentie zoeken we op bedrag en klant, wat vaker een handmatige controle vraagt. We bekijken hoe jullie facturen en betaallinks nu opgebouwd zijn.
Grootboekrekeningen voor kosten, uitbetalingen en terugbetalingen
Jullie boekhouder bepaalt op welke rekeningen de kosten van Mollie, terugbetalingen en de tussenrekening voor uitbetalingen komen. Wij zetten die keuze om in de koppeling, zodat elke maand op dezelfde manier geboekt wordt.
Boekdatum en btw op de kosten
Een uitbetaling kan over twee periodes lopen. We spreken af of een betaling geboekt wordt op de betaaldatum of op de datum van de uitbetaling. De btw-behandeling van de kosten van Mollie legt jullie boekhouder vast.
Betalingen van voor de start
Betalingen van voor de start laten we staan zoals ze afgeletterd zijn. We beginnen bij een afgesproken uitbetaling, zodat er geen halve periodes in de koppeling zitten.
Hoe we het bouwen
Mollie heeft een publieke API voor betalingen, betaallinks, terugbetalingen en uitbetalingen, en kan via webhooks melden dat een betaling van status veranderd is. We verbinden met een API-sleutel of toegang van jullie eigen Mollie-account, die jullie zelf kunnen intrekken, met waar mogelijk enkel de rechten die nodig zijn. Met Exact Online verbinden we via de API van Exact en een login op jullie eigen omgeving. Welke boekingen we daar kunnen klaarzetten en hoeveel aanroepen Exact toelaat, hangt af van modules en abonnement. Volstaat een kant-en-klare connector, dan zeggen we dat. Geld loopt altijd van de klant via Mollie naar jullie bankrekening en nooit via ons. Boekingen worden klaargezet voor een medewerker of de boekhouder.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- BetalingsherinneringenWe controleren elke dag welke verkoopfacturen vervallen zijn en zetten de juiste herinneringsmail klaar, met de factuur als bijlage.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Andere koppelingen
Veelgestelde vragen
Voor sommige boekhoudpakketten bestaan connectors, van Mollie of van derden. Of er een voor Exact Online bestaat die past bij jullie situatie, controleren we in de scan. Volstaat die, dan zeggen we het en bouwen we niets. Bouwen we toch, dan is dat omdat de connector niet doet wat jullie boekhouder nodig heeft.
De bankverrichtingen komen in Exact binnen via jullie bank of boekhouder. Wij zetten de samenstelling van de uitbetaling klaar zodat afletteren snel gaat. Of de afletteringsboeking automatisch definitief wordt, beslissen jullie met de boekhouder. Standaard bekijkt een medewerker het eerst.
Niet zonder goedkeuring van een persoon bij jullie. We zetten de terugbetaling klaar en een medewerker bevestigt. Daarna boeken we de creditnota in Exact. Het geld loopt altijd via Mollie.
De scan duurt een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De tarieven van Mollie en de kosten van Exact komen daar niet bij.
Werken jullie met Exact Online en Mollie? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.