Koppeling · Exact Online en Shopify
Exact Online koppelen met Shopify
Shopify verwerkt bestellingen en betalingen, Exact Online de boekhouding. Hier staat welke gegevens tussen beide kunnen lopen en wat jullie vooraf beslissen.
Waarom koppelen
Een webshop op Shopify levert elke dag bestellingen, betalingen en retours op. De boekhouding in Exact Online heeft daar facturen, klanten en btw-aangiftes voor nodig. Zolang niemand beide verbindt, gebeurt dat met een export uit Shopify of door over te typen, en het werk groeit met elke bestelling.
In de praktijk loopt het mis aan de randen. Een bestelling met korting krijgt een andere btw-berekening dan de factuur, een klant met een btw-nummer wordt als particulier ingeboekt en de uitbetaling van de betaalprovider komt als één bedrag op de bank terwijl ze over tientallen bestellingen gaat. Voor Shopify bestaan apps die bestellingen aan boekhoudpakketten doorgeven. Of er een geschikte is voor Exact Online in jullie situatie, bekijken we eerst.
Wat er tussen beide loopt
Bestelling wordt verkoopfactuur of boeking in Exact
Elke betaalde bestelling gaat als verkoopfactuur of als samengevatte boeking naar Exact, met bedragen, verzendkosten, kortingen en btw per regel. Of dat per bestelling of per dag gebeurt, bepalen jullie samen met de boekhouder.
Klant uit Shopify wordt relatie in Exact
Bij bestellingen van bedrijven zoeken we of de relatie al in Exact bestaat, op btw-nummer, en maken we ze zo nodig aan. Particulieren kunnen op één verzamelrelatie landen als jullie boekhouder dat verkiest.
Uitbetalingen worden uitgesplitst per bestelling
Betalingen van de betaalprovider koppelen we aan de bestelling en de factuur. Zo ziet de boekhouder uit welke bestellingen een uitbetaling op de bank bestaat, en komen afwijkingen op een lijst voor een medewerker.
Retours worden creditnota's
Een terugbetaling of retour in Shopify zetten we in Exact klaar als creditnota bij de oorspronkelijke factuur. Een medewerker bevestigt voor de creditnota definitief wordt.
Artikelen en voorraad vergelijken
Producten die in Exact als artikel staan, kunnen we met Shopify vergelijken op artikelcode. Of voorraad en prijzen ook van Exact naar Shopify lopen, hangt af van of jullie Exact-pakket artikelen en voorraad beheert. Dat bespreken we in de scan.
Vooraf beslissen
Wie leidend is voor artikelen en prijzen
Eén van beide systemen moet de bron zijn voor artikelcode, omschrijving en prijs. Dat is meestal Exact als daar de voorraad wordt beheerd, en anders Shopify. Zonder die keuze overschrijven twee systemen elkaar.
Btw-codes en verkopen buiten België
Een bestelling naar Nederland of Duitsland kan een ander btw-tarief hebben dan een Belgische. Voor verkopen aan consumenten in andere EU-landen bestaat een eigen regeling (OSS) die afhangt van jullie omzet in de EU. Jullie boekhouder bepaalt welke btw-code bij welk land hoort, en wij zetten die lijst in de koppeling.
Nummering, verzendkosten en kortingen
Bestelnummers in Shopify en factuurnummers in Exact zijn twee aparte reeksen. We beslissen welk nummer als referentie op de factuur komt en op welke rekeningen verzendkosten en kortingen geboekt worden.
Historiek en dubbele klanten
Vanaf een afgesproken datum lopen bestellingen mee. Klanten die al in Exact staan, zoeken we op btw-nummer of e-mailadres op voor we een nieuwe relatie aanmaken.
Hoe we het bouwen
Eerst bekijken we of een bestaande Shopify-app voor Exact Online doet wat jullie nodig hebben. Is dat zo, dan zeggen we het en bouwen we niets extra's. Anders bouwen wij de koppeling met de Admin API van Shopify, via een app die in jullie eigen Shopify-account wordt aangemaakt, en met de API van Exact Online via een login op jullie Exact-omgeving. Shopify kan via webhooks melden dat een bestelling is betaald, zodat we niet voortdurend hoeven te vragen wat er nieuw is. Exact beperkt het aantal aanroepen, wat bij grote volumes of een eerste import meetelt. Welke gegevens we in Exact kunnen aanmaken, hangt af van jullie modules en abonnement. Boekingen worden eerst klaargezet en door een medewerker goedgekeurd, tot jullie anders beslissen. Winkel en boekhouding blijven op jullie eigen accounts.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Andere koppelingen
Veelgestelde vragen
Voor Shopify bestaan apps die bestellingen aan boekhoudpakketten doorgeven. Of er een is voor Exact Online die past bij jullie btw-regels, artikelstructuur en abonnement, controleren we eerst. Volstaat een app, dan raden we die aan en bouwen we niets. Bouwen we toch, dan is dat omdat de app niet doet wat jullie nodig hebben.
Dat kiezen jullie samen met de boekhouder. Per bestelling geeft het meeste detail maar ook de meeste boekingen. Een dagtotaal per btw-code is overzichtelijker bij veel kleine bestellingen. De koppeling kan beide, en we bespreken de keuze in de scan.
Die krijgen een eigen btw-code, afhankelijk van het land en van of de klant een bedrijf is. Welke code juist is, beslist jullie boekhouder. Wij zetten die keuze in de koppeling en geven geen btw-advies.
De scan van een halve dag op locatie wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. De koppeling krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Shopify, Exact en eventuele apps komen daar niet bij.
Werken jullie met Exact Online en Shopify? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.