Kan een offerte uit Pipedrive een factuur in Exact worden?

Ja, voor zover de producten en bedragen in de deal staan. Een offerte die als document buiten Pipedrive is opgesteld, kunnen we niet zomaar lezen. Dan werken we vanuit de dealgegevens of lezen we het document in. Wat bij jullie het best past, bepalen we in de scan.

Heeft Pipedrive een kant-en-klare koppeling met Exact Online?

Pipedrive heeft een marketplace met apps van derden. Of daar een app voor Exact Online bij zit die voor jullie volstaat, controleren we in de scan, en we zeggen het eerlijk als dat zo is. We bouwen pas iets als de app niet doet wat jullie nodig hebben.

Wat gebeurt er als een deal van gewonnen terug naar open gaat?

De factuur in Exact wordt niet automatisch verwijderd. Een medewerker krijgt een melding en beslist of er een creditnota nodig is. Facturen die al definitief zijn, passen we niet zelf aan.

Wat kost een koppeling tussen Pipedrive en Exact Online?

De scan is een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling en een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. Die prijs hangt af van hoeveel velden en uitzonderingen de overdracht heeft.

Koppeling · Exact Online en Pipedrive

Exact Online koppelen met Pipedrive

Pipedrive volgt de verkoop in een pijplijn, Exact Online houdt de boekhouding bij. Dit zijn de gegevens die tussen beide kunnen lopen en de keuzes die daar eerst voor nodig zijn.

Waarom koppelen

In Pipedrive staat elke deal in een kolom, van eerste contact tot gewonnen of verloren. Zodra een deal gewonnen is, moeten er een klant en een factuur in Exact Online komen. Voor kleine verkoopteams is dat vaak een mail naar de administratie met de offerte als bijlage.

Daar gaat tijd en informatie verloren. De administratie typt bedrijfsnaam, adres en btw-nummer over, het bedrag van de offerte verschilt van wat in de deal staat en de verkoper ziet niet of er betaald is. Pipedrive heeft een marketplace met apps van derden. Of daar een koppeling met Exact Online bij zit die past bij jullie werkwijze, kijken we vooraf na.

Wat er tussen beide loopt

Gewonnen deal wordt organisatie en relatie in Exact
Gaat een deal naar gewonnen, dan zoeken we de organisatie in Exact op btw-nummer en maken we de relatie aan als ze ontbreekt, met contactpersoon en factuuradres uit Pipedrive.
Producten van de deal worden factuurregels
Zijn producten en bedragen in de deal ingevuld, dan worden ze een factuurvoorstel in Exact met een btw-code per regel. Staat er enkel een totaalbedrag in de deal, dan landt het op een standaardartikel dat jullie kiezen.
Betaalstatus gaat terug naar Pipedrive
Is de factuur in Exact betaald, dan zetten we een notitie of veld bij de deal in Pipedrive. Bij een verstreken factuur krijgt de verkoper een activiteit om contact op te nemen.
Gewijzigde klantgegevens als voorstel
Verandert een adres of btw-nummer in Pipedrive nadat de relatie in Exact bestaat, dan zetten we een voorstel tot wijziging klaar in plaats van stil te overschrijven. Een medewerker bevestigt.

Vooraf beslissen

Wie leidend is voor organisaties en personen
Pipedrive kent organisaties en personen, Exact kent relaties met contactpersonen. We leggen vast welke velden van Pipedrive naar Exact gaan en dat een wijziging in Exact niet automatisch overschrijft wat een verkoper ingaf.
Deals zonder btw-nummer of producten
Een deal met enkel een bedrag is snel aangemaakt, maar mist wat voor een factuur nodig is: btw-nummer, factuuradres en btw-code. Jullie beslissen welke velden ingevuld moeten zijn voor een deal op gewonnen mag gaan.
Nummering en dubbele facturen
Een deal die twee keer op gewonnen wordt gezet, mag geen twee facturen opleveren. We koppelen de factuur aan de deal en controleren dat vooraf. Factuurnummers blijven uit de reeks in Exact komen.
Historische deals en klanten
Bestaande klanten in Exact koppelen we eenmalig aan hun organisatie in Pipedrive. Oude gewonnen deals worden niet alsnog gefactureerd. We spreken een startdatum af.

Hoe we het bouwen

Pipedrive heeft een publieke API en kan via webhooks melden dat er in een deal iets veranderd is. Exact Online heeft een eigen API. We verbinden met beide via een toegang op jullie eigen accounts, met rechten die jullie kunnen intrekken. Welke functies Pipedrive beschikbaar stelt, kan afhangen van jullie abonnement, en welke gegevens we in Exact kunnen aanmaken hangt af van modules en abonnement. Dat controleren we in de scan. Voldoet een bestaande app uit de Pipedrive-marketplace, dan zeggen we dat. Facturen zetten we klaar als voorstel voor een medewerker. Contactgegevens blijven in Pipedrive en de boekhouding blijft in Exact.

Automatiseringen

De software

Andere koppelingen

Veelgestelde vragen

Ja, voor zover de producten en bedragen in de deal staan. Een offerte die als document buiten Pipedrive is opgesteld, kunnen we niet zomaar lezen. Dan werken we vanuit de dealgegevens of lezen we het document in. Wat bij jullie het best past, bepalen we in de scan.
Pipedrive heeft een marketplace met apps van derden. Of daar een app voor Exact Online bij zit die voor jullie volstaat, controleren we in de scan, en we zeggen het eerlijk als dat zo is. We bouwen pas iets als de app niet doet wat jullie nodig hebben.
De factuur in Exact wordt niet automatisch verwijderd. Een medewerker krijgt een melding en beslist of er een creditnota nodig is. Facturen die al definitief zijn, passen we niet zelf aan.
De scan is een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling en een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. Die prijs hangt af van hoeveel velden en uitzonderingen de overdracht heeft.

Werken jullie met Exact Online en Pipedrive? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.

Plan een gesprek Of doe eerst de gratis check

20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.