Koppeling · Exact Online en WooCommerce
Exact Online koppelen met WooCommerce
WooCommerce draait op jullie eigen WordPress-site, Exact Online bevat de boekhouding. Dit zijn de gegevens die tussen beide kunnen lopen en de keuzes die eerst gemaakt worden.
Waarom koppelen
Een WooCommerce-shop staat op een eigen hostingpakket en wordt vaak aangepast met extensies voor verzending, betaling en prijzen. Elke bestelling moet daarna in de boekhouding komen, en voor veel kmo's is dat Exact Online omdat het boekhoudkantoor daarmee werkt.
Omdat de shop zo vrij aan te passen is, ziet elke shop er anders uit. De ene heeft een extra veld voor het btw-nummer, de andere werkt met producten in varianten of met verzendkosten per land. Daardoor past een kant-en-klare koppeling soms niet, en blijft het overzetten van bestellingen naar Exact handwerk dat iemand op vaste momenten doet. Bestaat er een extensie voor Exact Online die volstaat, dan zeggen we dat.
Wat er tussen beide loopt
Bestelling wordt verkoopfactuur in Exact
Zodra een bestelling in WooCommerce betaald of afgerond is, zetten we de factuur in Exact klaar met klant, artikelen, verzendkosten en btw. Welke orderstatus de aanleiding is, kiezen jullie.
Klantgegevens uit de shop worden relatie in Exact
Bij zakelijke klanten gebruiken we het btw-nummer, voor zover de shop dat veld afneemt, om een bestaande relatie in Exact te vinden. Bestaat die nog niet, dan maken we ze aan.
Voorraad en artikelen op elkaar afstemmen
Staat jullie voorraad in Exact, dan kan de voorraad per artikel naar WooCommerce gaan, op basis van de artikelcode. Dat werkt enkel als jullie Exact-pakket voorraad beheert en de artikelcodes in de shop overeenkomen.
Betalingen worden gekoppeld aan facturen
Betalingen via de betaalmodule van de shop koppelen we aan de bestelling en de factuur. Een bestelling die betaald lijkt maar waarvoor geen geld binnenkomt, komt op een lijst voor een medewerker.
Terugbetalingen worden creditnota's
Een terugbetaling in WooCommerce zetten we in Exact klaar als creditnota bij de oorspronkelijke factuur. Een medewerker bevestigt voor ze definitief wordt.
Vooraf beslissen
Artikelcodes en producten met varianten
WooCommerce kent producten met varianten, zoals maat of kleur, elk met een eigen SKU. In Exact moet elke variant als artikel bestaan of op een verzamelartikel landen. We leggen vast welke regels voor de artikelcodes gelden voor we iets koppelen.
Btw-codes, verzending en kortingen
Het btw-tarief per land, de verzendkosten en kortingscodes bepalen de factuurregels. Jullie boekhouder geeft per geval de btw-code en de grootboekrekening, en wij zetten die lijst in de koppeling.
Welke orderstatus telt als verkocht
Een bestelling kan in behandeling zijn, afgerond of geannuleerd. We spreken af welke status een factuur in Exact oplevert, zodat geannuleerde of onbetaalde bestellingen niet in de boekhouding staan.
Extensies en updates van de shop
Extensies bewaren gegevens elk op hun eigen manier, en een update van WordPress of van een extensie kan dat veranderen. We bekijken welke extensies draaien en spreken af wie bij jullie de updates beheert.
Hoe we het bouwen
WooCommerce heeft een REST API die werkt met sleutels die jullie zelf in het beheer van de shop aanmaken en intrekken. Daarnaast kan de shop via webhooks melden dat een bestelling is binnengekomen of gewijzigd. Voor Exact Online gebruiken we de API van Exact via een login op jullie eigen Exact-omgeving. Wat daar aangemaakt kan worden en hoeveel aanroepen Exact toelaat, hangt af van modules en abonnement. Of de gegevens uit jullie extensies via de REST API bereikbaar zijn, bekijken we bij de start. Bestaat er een extensie voor Exact Online die volstaat, dan zeggen we dat. De shop blijft bij jullie hostingpartij of webbouwer, wij hosten en bewaken de koppeling. Boekingen worden klaargezet en door een medewerker goedgekeurd, tot jullie anders beslissen.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Andere koppelingen
Veelgestelde vragen
Meestal niet. De REST API zit in WooCommerce en vraagt enkel een sleutel die jullie aanmaken. Soms stellen we een kleine aanpassing voor, bijvoorbeeld als gegevens zoals het btw-nummer in een extensie staan. Dat bespreken we vooraf met jullie en met de beheerder van de shop.
Een update van WordPress of van een extensie kan de gegevens veranderen die we gebruiken. We bewaken de koppeling, zien wanneer ze niet meer loopt en passen ze dan aan. Dat zit in het maandelijkse bedrag. Bij grotere wijzigingen aan de shop vragen we jullie ons vooraf te verwittigen.
Ja, als de shop het btw-nummer vraagt en bewaart. De koppeling kan op dat nummer een bestaande relatie in Exact zoeken en een andere btw-code voorstellen, bijvoorbeeld voor een bedrijf in een ander EU-land. Welke code juist is, beslist jullie boekhouder.
Voor de scan komen we een halve dag op locatie langs. Die wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Voor de koppeling zelf spreken we na de scan een prijs op maat af, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. Hoeveel werk het is, hangt vooral af van hoeveel aangepaste extensies de shop heeft.
Werken jullie met Exact Online en WooCommerce? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.