Woordenlijst
Intelligente documentverwerking is software die documenten zoals facturen en bestelbonnen leest, de belangrijke gegevens eruit haalt en die doorgeeft aan een ander systeem.
Het combineert OCR met herkenning van velden, via regels of AI-modellen. Er gaat een document in en er komen gegevens uit, bijvoorbeeld leverancier, factuurnummer, datum en factuurlijnen. In het Engels spreekt men van intelligent document processing, afgekort IDP.
Een typische verwerking loopt in stappen. Het document komt binnen via een mailbox, een scan of een upload. De software bepaalt wat voor document het is, haalt de gegevens eruit en controleert ze, bijvoorbeeld of de som van de lijnen het totaal geeft en of het btw-nummer geldig is. Daarna gaan de gegevens naar het boekhoudpakket. Bij twijfel krijgt een persoon het document te zien.
Voor een kmo loont dit bij terugkerende volumes met wisselende lay-outs. Gestructureerde bestanden zoals UBL hebben dit niet nodig, want daar staan de gegevens al op de juiste plaats. Voor de rest geldt dat de uitkomst nooit blindelings vertrouwd moet worden: onzekere resultaten horen bij een persoon terecht te komen.
Een kantoor ontvangt dagelijks leveranciersfacturen in een gedeelde mailbox, in allerlei lay-outs. Ze worden ingelezen en de velden worden herkend. Klopt het totaal met de som van de lijnen, dan staat er een concept-boeking in het boekhoudpakket. Klopt het niet, dan komt de factuur in een lijst voor een medewerker.
OCR zet beeld om in tekst. Intelligente documentverwerking gaat verder: het begrijpt welke tekst een factuurnummer is en welke een bedrag, controleert die gegevens en geeft ze door aan een ander systeem.
Bij onzekere of afwijkende documenten wel. Een goede opzet laat de software de zekere gevallen zelf afhandelen en stuurt twijfelgevallen door naar een persoon.
Documenten met een vaste structuur en leesbare tekst, zoals facturen, bestelbonnen en leveringsbonnen. Slecht leesbare scans en documenten met vrije tekst vragen meer controle.
Wil je weten wat dit voor jullie bedrijf betekent? Plan een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.