Software · e-mail en agenda
Google Workspace automatiseren en koppelen
Google Workspace is het zakelijke pakket van Google met onder meer Gmail, Agenda, Drive, Docs en Sheets.
Google Workspace bij kmo's
Kmo's die met Google Workspace werken, doen hun mails in Gmail, plannen in Google Agenda, bewaren documenten in Drive en houden lijsten bij in Sheets. Alles zit op één zakelijke account per medewerker, met een beheerder die de instellingen voor het hele bedrijf regelt.
Ook hier zit het handwerk in het verplaatsen tussen die onderdelen. Bijlagen moeten uit een mail naar de juiste Drive-map, facturen naar de boekhouding, afspraken van een mail naar de agenda, en gegevens uit mails naar een Sheet. Op die plaatsen nemen we werk over.
Wat we automatiseren
Gedeelde mailbox sorteren en antwoorden voorbereiden
We lezen mails in een gedeelde Gmail-inbox, bepalen waarover ze gaan en geven ze een label of wijzen ze toe. Voor veelvoorkomende vragen komt er een antwoordconcept klaar dat een medewerker nakijkt en zelf verstuurt.
Bijlagen opslaan in Drive
Offertes, facturen en plannen uit mails komen in de juiste klant- of projectmap, met een bestandsnaam volgens jullie afspraken. Niemand hoeft nog bijlagen te downloaden en te slepen.
Afspraken plannen in Google Agenda
Een afspraakverzoek per mail lezen we uit, we controleren de agenda en zetten een voorstel klaar. Een medewerker bevestigt voor de klant antwoord krijgt.
Facturen uit Gmail doorgeven aan de boekhouding
Aankoopfacturen die binnenkomen, lezen we uit en zetten we klaar voor jullie boekhoudpakket. Een medewerker controleert de gegevens voor iets wordt geboekt.
Gegevens naar en uit Sheets
Gegevens uit mails en andere programma's komen in een Google Sheet, en rapporten halen er hun cijfers uit. Zo blijven lijsten actueel zonder dat iemand ze handmatig vult.
Hoe we koppelen
Google biedt API's voor onder meer Gmail, Agenda, Drive en Sheets. Een beheerder van jullie Workspace geeft toestemming aan de koppeling, en we vragen enkel de rechten die nodig zijn. Waar mogelijk beperken we de toegang tot specifieke accounts of mappen, in plaats van het hele bedrijf. Jullie kunnen de toegang op elk moment intrekken in de beheerinstellingen. Mails en bestanden blijven in jullie Google Workspace, op jullie account.
Automatiseringen
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
- Aankoopfacturen inlezenWe lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
- Klantvragen beantwoordenWe zetten een assistent in die terugkerende vragen beantwoordt met jullie eigen informatie en al het andere doorgeeft aan een collega.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Google Workspace koppelen met
- PipedriveAanvragen uit Gmail worden deals in Pipedrive, en afspraken, mails en bijlagen komen bij de juiste deal. Pipedrive heeft zelf ook koppelingen met Google, die we gebruiken waar ze volstaan.
- TeamleaderMails, afspraken en bijlagen uit Gmail, Google Agenda en Drive komen bij de juiste klant en deal in Teamleader terecht. Een standaardkoppeling gebruiken we waar die volstaat.
Sectoren
- Advocatenkantoren
- Architectenbureaus
- Dierenartsenpraktijken
- Evenementen en catering
- Fitness en sportclubs
- Horeca
- Kappers en schoonheidssalons
- Marketing- en communicatiebureaus
- Opleidingscentra
- Reisbureaus
- Schoonmaakbedrijven
- Syndici en vastgoedbeheer
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Vastgoedkantoren
- Verhuisbedrijven
- Verzekeringsmakelaars
- Webshops
- Zorgpraktijken
- vzw's en sociale organisaties
Veelgestelde vragen
Wij werken bij voorkeur met een zakelijke Google Workspace-account, omdat daar een beheerder de toegang kan regelen en intrekken. Met een persoonlijke Gmail-account is dat beperkter. We bekijken tijdens de scan welke situatie jullie hebben.
We vragen enkel toegang tot wat de automatisering nodig heeft, bijvoorbeeld één gedeelde inbox, en beperken dat waar mogelijk. Jullie beheerder geeft de toestemming en kan die op elk moment intrekken.
Standaard niet. We zetten antwoorden als concept klaar en een medewerker verstuurt ze. Voor een vast, steeds terugkerend bericht, zoals een ontvangstbevestiging, kunnen jullie beslissen om dat automatisch te laten vertrekken.
De scan is een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Werken jullie met Google Workspace? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.