Per rol
Wat een HR-verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan onthaal, verlof, vervaldata en uren, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
In een kmo is HR zelden een eigen afdeling. Het wordt gedaan door een HR-verantwoordelijke, een office manager of de zaakvoerder. De loonberekening ligt meestal bij een sociaal secretariaat. De dagelijkse administratie rond personeel blijft intern en bestaat uit veel kleine taken.
Daar zit het werk dat te automatiseren valt: checklists voor nieuwe medewerkers, verlofaanvragen, vervaldata van documenten en het doorgeven van uren. De beslissingen niet. Verlof wordt nooit zonder goedkeuring van een leidinggevende toegekend, en een automatisering wijzigt geen contracten, lonen of arbeidsvoorwaarden.
Onthaal van nieuwe medewerkers
Een nieuwe medewerker heeft een contract, accounts, toegang, uitleg en een eerste planning nodig. De stappen staan in het hoofd van iemand, en bij haast blijft er een stap liggen.
Verlofaanvragen via mail en papier
Aanvragen komen binnen via mail, een bericht of een formulier. Iemand moet ze noteren, de planning nakijken, de leidinggevende vragen en het antwoord terugsturen.
Vervaldata van personeelsdocumenten
Attesten, vergunningen en opleidingen verlopen op bepaalde data. Wie dat bijhoudt in een lijst, moet er telkens aan denken, en een gemiste datum heeft gevolgen.
Uren en prestaties doorgeven
Medewerkers geven uren door op papier, via een bericht of in een bestand. Iemand verzamelt ze, controleert ze en bezorgt ze aan het sociaal secretariaat of de loonadministratie.
Dezelfde vragen van medewerkers
Hoeveel verlofdagen er nog zijn, wanneer het loon komt of waar een formulier staat: collega's stellen dezelfde vragen, telkens aan dezelfde persoon.
Nee. Loonberekening blijft bij jullie sociaal secretariaat of loonadministratie. Een automatisering kan uren verzamelen en klaarzetten, maar wijzigt geen contracten, lonen of arbeidsvoorwaarden. Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt.
Personeelsgegevens zijn persoonsgegevens en vragen extra zorg. Accounts en gegevens blijven op naam van jullie bedrijf, we beperken de rechten tot wat de automatisering nodig heeft en we leggen vooraf schriftelijk vast welke gegevens we verwerken en waarvoor.
Per automatisering krijg je na de scan een prijs op maat. Hosting, monitoring en onderhoud lopen daarna via een maandelijks beheerbedrag.
Met de scan van een halve dag op locatie. Daar overlopen we welke taken terugkomen, hoe lang ze duren en welke automatisering het meest oplevert. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Herken je dit? In 20 minuten kijken we waar jullie het eerst tijd terugwinnen.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.