Advocatenkantoren
Documenten verwerken automatiseren voor advocatenkantoren
Binnenkomende stukken worden bij het juiste dossier gezet, netjes benoemd en gecontroleerd op termijnen. Wat vertrouwelijk is en wat automatisch mag, bepalen jullie vooraf.
Hoe het nu gaat
Een advocatenkantoor ontvangt stukken uit meerdere richtingen. Een dagvaarding of vonnis komt van de deurwaarder of de griffie, conclusies van een confrater per mail, een expertiseverslag via een link, stukken van de cliënt in een mailbijlage of een WeTransfer. Het secretariaat scant, benoemt en bewaart ze in het dossierbeheerpakket of op de server, meestal volgens een naamgeving die per kantoor verschilt. Voor elk stuk moet iemand ook beslissen of er een termijn aan verbonden is die in de agenda moet.
De risico's zijn specifiek. Een stuk in het verkeerde dossier kan een belangenconflict of een vertrouwelijkheidsprobleem veroorzaken. Een termijn voor hoger beroep of verzet wordt gemist omdat een vonnis een week in een bak lag. Een inventaris van stukken klopt niet met de nummering van de bundel, en van een conclusie bestaan vijf versies met verschillende namen. Briefwisseling tussen advocaten, die vertrouwelijk kan zijn, mag niet zomaar in een gemeenschappelijke map belanden.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Afspreken wat geautomatiseerd mag en wat niet
Het beroepsgeheim en het vertrouwelijke karakter van sommige briefwisseling staan voorop. Tijdens de scan bepalen jullie welke dossiers en documenttypes de automatisering mag verwerken. Dossiers met bijzonder gevoelige inhoud sluiten jullie volledig uit. Voor de rest spreken we extra waarborgen af, zoals toegang per dossier. We geven geen juridisch advies, alleen een technische uitwerking van jullie keuzes.
- 02
Stukken herkennen en bij het dossier zetten
Dossiernummer, rolnummer, partijnamen en referenties op het stuk worden gebruikt om het dossier te vinden. Is er maar één logisch dossier, dan wordt het stuk daar geplaatst. Zijn er meerdere kandidaten of geen enkele, dan gaat het naar het secretariaat om te beslissen.
- 03
Benoemen volgens jullie conventie
Het stuk krijgt een vaste naam met datum, soort (dagvaarding, vonnis, conclusie, brief, expertiseverslag) en afzender. Versies van een conclusie worden niet overschreven, maar genummerd bewaard.
- 04
Data en termijnen als voorstel in de agenda
Staat er een zittingsdatum, een termijn voor neerlegging of een andere datum in het stuk, dan komt die als voorstel bij de verantwoordelijke advocaat of paralegal. Zij bevestigen en berekenen de termijn zelf. De automatisering rekent geen procedurele termijnen uit.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een kantoor met zes advocaten en twee secretariaatsmedewerkers
Dit voorbeeld is verzonnen en dient enkel als illustratie, het is geen resultaat bij een klant. Stel dat het kantoor op een gewone dag zo'n 60 stukken ontvangt en dat het secretariaat per stuk twee minuten kwijt is aan benoemen en opbergen, ruim twee uur per dag. Stel dat de automatisering 45 stukken met een duidelijk dossiernummer correct plaatst, en dat 15 stukken wachten op een beslissing van het secretariaat. Alle stukken met een datum of termijn staan bovenaan een lijst voor de verantwoordelijke advocaat. In dat voorbeeld kijkt het secretariaat de 15 aan, en controleert het de rest steekproefsgewijs. De echte aantallen bekijken we in de scan.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Werkt met
Meer voor advocatenkantoren
Veelgestelde vragen
Dat bepalen jullie. We stellen voor om mails die als vertrouwelijk gemarkeerd zijn of van bepaalde afzenders komen standaard uit te sluiten, maar de definitie komt van het kantoor. We geven geen juridisch advies en verwijzen voor vragen over het beroepsgeheim naar jullie balie of een juridisch adviseur.
Nee. Ze haalt datums uit stukken en legt ze als voorstel voor aan een advocaat of paralegal. Het berekenen en bewaken van procedurele termijnen blijft een menselijke taak. Een voorstel is een hulp om iets niet over het hoofd te zien.
Dat kijken we tijdens de scan na. Afhankelijk van het pakket gebruiken we een koppeling, een importmap of de gedeelde schijf waar het pakket naar kijkt. We beloven niets over een pakket dat we nog niet hebben gezien.
In jullie eigen omgeving, bijvoorbeeld jullie Microsoft 365 of Google Workspace. Accounts en gegevens blijven in jullie naam. Wij krijgen alleen de toegang die nodig is, en jullie kunnen die intrekken wanneer jullie willen.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.