Zorgpraktijken
Administratieve documenten verwerken voor zorgpraktijken
Een automatisering benoemt en bewaart facturen, contracten en polissen van de praktijk en bewaakt einddata. Patiëntendossiers en medische documenten vallen buiten de opzet.
Hoe het nu gaat
Naast de zorg zelf draait een praktijk op administratie: facturen van leveranciers van materiaal, huurcontracten, verzekeringspolissen, onderhoudscontracten voor toestellen, uitnodigingen voor nascholing, brieven van de mutualiteit of een overheidsdienst en documenten van de boekhouder. Ze komen binnen als mail, scan of papier in de bus.
Meestal gaat alles in dezelfde map of in de bureaula. Wie een polis nodig heeft voor een aanvraag, moet zoeken. Een onderhoudscontract dat afloopt of een verzekering die verlengd moet worden, merkt men pas wanneer iemand belt. Documenten voor de boekhouder worden verzameld wanneer ze nodig zijn.
Er is één groot verschil met andere sectoren. Patiëntendossiers, verslagen, verwijsbrieven en alles met medische inhoud vallen buiten deze automatisering en blijven in de software waarin de praktijk dat nu beheert. Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de GDPR. We beslissen samen welke documenten wel verwerkt mogen worden. Een document dat toch medisch blijkt te zijn, wordt niet uitgelezen en niet bij de gewone documenten gezet, maar gemeld aan een persoon.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Lijst van toegelaten documenttypes opstellen
We schrijven met jullie op welke soorten documenten de automatisering mag verwerken: leveranciersfacturen, contracten, polissen, uitnodigingen voor nascholing en documenten van de boekhouder. Wat daar niet in staat, wordt niet verwerkt.
- 02
Documenten binnenhalen
Documenten komen binnen via een factuuradres, een gedeelde map of een scan. Alles wat op een ander adres of op een andere plaats binnenkomt, blijft buiten de opzet.
- 03
Soort herkennen en benoemen
De automatisering herkent het soort document en geeft het een naam volgens een afspraak, bijvoorbeeld datum, soort en partij. Daarna komt het in de juiste map in jullie eigen Google Drive of Microsoft 365.
- 04
Documenten die niet passen
Is een document onleesbaar, past het niet in de lijst of lijkt het medische gegevens te bevatten, dan wordt de inhoud niet uitgehaald. Het gaat naar een map te beoordelen en de verantwoordelijke krijgt een melding.
- 05
Einddata bewaken
Looptijd en einddatum van contracten, polissen en onderhoudsovereenkomsten komen in een overzicht. Een herinnering vertrekt op het moment dat jullie bepalen, zodat verlengen of opzeggen op tijd gebeurt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: groepspraktijk met vijf behandelaars
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een groepspraktijk met vijf behandelaars ontvangt in een week een factuur van een leverancier van materiaal, een nieuw onderhoudscontract voor een toestel, een uitnodiging voor een nascholing en een gescand formulier. Het formulier lijkt een ingevuld patiëntendocument te zijn. De automatisering leest het niet uit en meldt het aan de praktijkmanager. De andere drie documenten krijgen een naam en een plaats in de map. Het onderhoudscontract komt in het overzicht met een herinnering twee maanden voor de einddatum.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Werkt met
Meer voor zorgpraktijken
Veelgestelde vragen
Dat doen we niet standaard. Wensen jullie dat toch, dan bespreken we eerst met jullie of dat wettelijk en praktisch kan, welke extra maatregelen nodig zijn en of jullie eigen juridisch adviseur akkoord is. Op voorhand zeggen we daar niet automatisch ja op.
De automatisering leest de inhoud niet uit en zet het niet bij de gewone documenten. Het komt in een aparte map te beoordelen en de verantwoordelijke krijgt een melding. Wat ermee gebeurt, beslist een persoon van de praktijk.
In jullie eigen omgeving, bijvoorbeeld jullie Google Drive of Microsoft 365, op jullie account en op jullie naam. Wij krijgen beperkte toegang die je kan intrekken, en er is een logboek van wat de automatisering doet.
Dat is een aparte automatisering, aankoopfacturen inlezen. Deze opzet benoemt en bewaart documenten. Wil je ook dat facturen als voorstel in de boekhouding komen, dan bespreken we dat afzonderlijk.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.