Accountantskantoren
Documenten verwerken automatiseren voor accountantskantoren
Facturen, bankuittreksels en brieven van klanten worden herkend, benoemd en bij de juiste klant en periode gezet. Twijfelgevallen gaan naar een wachtlijst voor een medewerker.
Hoe het nu gaat
Bij een accountantskantoor komen documenten via alle kanalen binnen. Klanten mailen pdf's en foto's, uploaden in een portaal of geven een map af aan de balie. Per dossier gaat het om aankoopfacturen, verkoopfacturen, bankuittreksels, kasbladen, leasecontracten, loonfiches en brieven van de btw-administratie. Iemand op het secretariaat of een bediende opent elk bestand, bepaalt bij welke klant en periode het hoort en zet het in de juiste map of in het boekhoudpakket.
De fouten zitten op voorspelbare plaatsen. Een factuur belandt bij de verkeerde klant omdat twee vennootschappen dezelfde zaakvoerder hebben. Een bestand heet scan0023.pdf en niemand weet nog van wie het is. Dezelfde factuur komt twee keer binnen, één keer per mail en één keer via het portaal. Rond de btw-deadline en bij de jaarafsluiting stapelt dit werk zich op, en wordt het soms door een boekhouder zelf gedaan omdat dat sneller gaat dan het uit te leggen.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Eerst afspreken wat automatisch mag
Tijdens de scan bepalen we samen met jullie welke documenten door de automatisering gelezen mogen worden en welke niet. Dossiers met gevoelige gegevens, zoals loonfiches of stukken van een vennootschap in een geschil, kunnen erbuiten blijven of extra waarborgen krijgen, bijvoorbeeld toegang voor enkel de dossierverantwoordelijke. We geven geen juridisch advies. Wat past binnen jullie beroepsgeheim en de afspraken met klanten beslissen jullie.
- 02
Documenten verzamelen op één plek
Bestanden uit de gedeelde mailbox, het klantenportaal en de uploadmap komen in één wachtrij. Het origineel blijft ongewijzigd bewaard in jullie eigen omgeving, zodat altijd te vinden is wat de klant precies heeft doorgestuurd.
- 03
Soort, klant en periode herkennen
Elk document wordt ingedeeld als aankoopfactuur, verkoopfactuur, bankuittreksel, loonfiche, brief van een overheidsdienst of iets anders. De klant wordt bepaald op basis van het ondernemingsnummer of btw-nummer op het document en niet enkel op het mailadres van de afzender. Daarna volgen de periode en een controle op dubbele bestanden.
- 04
Benoemen en opbergen
Het bestand krijgt een vaste naam, bijvoorbeeld klant, periode, soort en leverancier, en komt in de juiste map of in de inbox van jullie boekhoudpakket. Zit het btw-nummer niet op de factuur, passen twee klanten, of is de scan onleesbaar, dan gaat het bestand naar een wachtlijst in plaats van geraden te worden.
- 05
Wachtlijst nakijken en klant verwittigen
Een medewerker werkt de wachtlijst af. Ontbreekt er een stuk of is een foto onleesbaar, dan staat er een concept van het bericht aan de klant klaar. De medewerker leest het, past het aan indien nodig en verstuurt het zelf.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een kantoor met zes medewerkers en 140 dossiers
Dit voorbeeld is verzonnen en dient enkel als rekenillustratie, het is geen resultaat bij een klant. Stel dat een kantoor met 140 dossiers in een gewone week ongeveer 400 documenten ontvangt, en dat een bediende gemiddeld anderhalve minuut nodig heeft om een document te openen, te benoemen en op te bergen. Dat is zowat tien uur per week. Stel dat de automatisering 340 documenten klaarzet in de juiste klantmap en 60 documenten op de wachtlijst plaatst, bijvoorbeeld omdat het btw-nummer ontbreekt. In dat rekenvoorbeeld blijft voor de bediende de wachtlijst over, plus een steekproef op de rest. De echte cijfers hangen af van jullie documenten en bepalen we pas tijdens de scan.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Werkt met
Meer voor accountantskantoren
Veelgestelde vragen
Dat beslissen jullie, en we geven daarover geen juridisch advies. Wat we wel doen: samen met jullie afspreken welke documenten en dossiers geautomatiseerd verwerkt worden en welke buiten beschouwing blijven. Voor gevoelige gegevens spreken we extra waarborgen af, zoals beperkte toegang en geen opslag bij partijen die jullie niet hebben goedgekeurd. Voor vragen over het beroepsgeheim zelf kunnen jullie terecht bij jullie beroepsinstituut of een juridisch adviseur.
Dat bekijken we tijdens de scan voor het pakket dat jullie gebruiken. Afhankelijk van wat het pakket aanbiedt, werken we met een officiële koppeling, een importbestand of een inbox-adres waar documenten naartoe gemaild worden. We beloven geen functies die we niet eerst bij jullie eigen omgeving hebben nagekeken.
Het komt op een wachtlijst met de reden erbij, bijvoorbeeld onleesbaar of meerdere mogelijke klanten. Een medewerker beslist waar het naartoe gaat. Het document wordt niet op goed geluk bij een klant gezet.
Alles blijft in jullie naam. De mailbox, het portaal en het boekhoudpakket blijven eigendom van jullie kantoor of van de klant. Wij krijgen alleen de toegang die nodig is om de automatisering te laten draaien, en die toegang kan jullie intrekken.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.