Woordenlijst
UBL (Universal Business Language) is een open XML-formaat voor zakelijke documenten zoals facturen en creditnota's, dat software rechtstreeks kan inlezen.
UBL is een standaard die vastlegt hoe een factuur, creditnota of bestelbon als XML-bestand is opgebouwd. Elk gegeven heeft een vaste plaats: de naam van de leverancier, het btw-nummer, elke factuurlijn en het totaalbedrag. Omdat de structuur voor iedereen dezelfde is, kan het ontvangende programma de gegevens zelf uitlezen.
Peppol gebruikt UBL voor facturen, met een eigen invulling die Peppol BIS Billing heet. Daarom is UBL ook de basis van de verplichte e-factuur in België. Een UBL-bestand is geen pdf. Je kunt het als tekst openen, maar het is bedoeld voor software. Een pdf-weergave kan er wel als bijlage in zitten.
Een kmo hoeft zelf geen XML te schrijven, want de facturatiesoftware maakt het bestand. Wat wel telt, is dat de gegevens kloppen, zoals btw-nummers en btw-codes, want een fout komt rechtstreeks in de boekhouding van de ontvanger terecht. Software kan UBL-bestanden ook inlezen, bijvoorbeeld uit een mailbox of een map.
Een boekhouder ontvangt een leveranciersfactuur per mail, met een pdf en een UBL-bestand als bijlage. Een automatisering leest het XML-bestand, maakt de aankoopboeking aan met leverancier, bedrag en btw, en bewaart de pdf bij de boeking. De boekhouder keurt het concept goed in plaats van het over te typen.
Nee. UBL is het formaat van het bestand. Peppol is het netwerk waarlangs dat bestand wordt verstuurd, met afspraken over hoe de factuur is opgebouwd en hoe afzender en ontvanger elkaar vinden.
Ja, als tekst, maar het is niet gemaakt om te lezen. Veel boekhoudpakketten en online viewers tonen een UBL-bestand als een gewone factuur, zodat je de inhoud wel kunt nakijken.
Een pdf is een afbeelding van een factuur die iemand moet lezen of laten scannen. Een UBL-bestand bevat dezelfde gegevens in vaste velden, zodat software ze zonder interpretatie kan overnemen.
Wil je weten wat dit voor jullie bedrijf betekent? Plan een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.