Verzekeringsmakelaars
Polissen, bijvoegsels en schadestukken verwerken voor verzekeringsmakelaars
Polissen, bijvoegsels en schadestukken worden herkend, aan het juiste klantdossier gekoppeld en met hun vervaldag in een overzicht gezet. Het advies blijft bij de makelaar.
Hoe het nu gaat
Een makelaarskantoor ontvangt per dag tientallen documenten van verzekeringsmaatschappijen: nieuwe polissen, bijvoegsels na een wijziging, vervaldagberichten, afrekeningen en stukken over een schadedossier. Ze komen binnen als bijlage bij een mail, als pdf uit een extranet of als papieren brief. Elke maatschappij gebruikt een andere opmaak, en het polisnummer staat telkens op een andere plaats. Een dossierbeheerder leest elk stuk, zoekt de klant op in het makelaarspakket en slaat het op in het juiste dossier.
De klant levert zelf ook documenten aan: een aanvraagformulier, een kopie van de identiteitskaart, een expertiseverslag, foto's van een schade. Die komen via mail of WhatsApp van een persoonlijk adres en worden door wie ze toevallig ziet in een map gezet. Een bijvoegsel dat in het dossier van de verkeerde klant belandt of een polis die nergens is opgeslagen, merkt het kantoor vaak pas wanneer er een schade is of wanneer de klant belt.
De vervaldag van de polis is voor een makelaar de basis van het klantcontact. Staat die datum niet correct in het overzicht, dan loopt de hernieuwing mis. Het kantoor houdt dat bij in het pakket, maar de invoer gebeurt met de hand.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Alle stukken komen op één plek binnen
We verzamelen documenten uit de gedeelde mailbox en uit een scanmap. Elke bijlage wordt apart behandeld, ook wanneer één mail meerdere polissen of bijvoegsels bevat. Wat niet leesbaar is, komt in een lijst voor handmatige controle.
- 02
Soort document en klant bepalen
Het systeem herkent polis, bijvoegsel, vervaldagbericht, schadestuk of afrekening van een maatschappij, en zoekt de klant op polisnummer, naam of nummerplaat in de klantenlijst die jullie aanleveren. Twijfelt het systeem tussen twee klanten, dan wordt er niets gekoppeld en komt het document in de controlelijst.
- 03
Gegevens uitlezen
Per document noteren we de gegevens die jullie nodig hebben, zoals maatschappij, polisnummer, verzekeringsnemer, ingangsdatum, vervaldag en premie. Ze komen in een overzicht in Excel of Google Sheets, naast een link naar het bestand. Jullie makelaarspakket blijft de bron van het dossier. Of we daar rechtstreeks naar kunnen wegschrijven, bekijken we per pakket in de scan.
- 04
Opslaan en nakijken
Het document krijgt een vaste bestandsnaam en wordt in de map van de klant gezet. De dossierbeheerder bekijkt dagelijks de controlelijst en de lijst met nieuwe vervaldagen. Zij beoordeelt of een polis of bijvoegsel klopt met wat de klant heeft gevraagd. Het systeem doet die vergelijking niet.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een kantoor met vier medewerkers en tweeduizend klanten
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een kantoor met vier medewerkers per week ongeveer tweehonderd documenten van maatschappijen ontvangt. In het voorbeeld worden ze uit de mailbox en de scanmap gehaald en per klant bewaard. Een bijvoegsel voor een autoverzekering wordt gekoppeld op polisnummer en nummerplaat. Zijn de naam en het polisnummer in conflict met het dossier, dan komt het stuk in de controlelijst. Het overzicht toont aan het einde van de week de vervaldagen van de volgende drie maanden. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Meer voor verzekeringsmakelaars
Veelgestelde vragen
Nee. Het leest gegevens uit documenten en bergt ze op. De vraag of een dekking past bij de situatie van de klant, valt onder het advies van de makelaar en onder het toezicht van de FSMA. Dat laten we volledig bij jullie, en de automatisering komt er niet aan.
Daar beginnen we niet aan, tenzij een maatschappij daarvoor een officiële koppeling of export aanbiedt. De documenten die jullie zelf per mail ontvangen of downloaden en in een map zetten, kunnen we wel verwerken. Per maatschappij bekijken we in de scan wat mogelijk is.
Documenten met gevoelige gegevens blijven in jullie eigen opslag en worden alleen op jullie account verwerkt. In de verwerkersovereenkomst leggen we vast hoe en waar de tekst wordt gelezen. Wil het kantoor bepaalde types, zoals medische verklaringen, helemaal uitsluiten, dan doen we dat.
Het systeem kan de gegevens dan niet meer herkennen en meldt dat via de controlelijst. We passen de herkenning aan binnen het maandelijkse onderhoud. Jullie hoeven niets zelf aan te passen.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.