Software · crm
Teamleader automatiseren en koppelen
Teamleader is een Belgisch pakket voor kmo's met onder meer CRM, offertes, facturatie en projectbeheer.
Teamleader bij kmo's
Teamleader is een Belgisch pakket dat kmo's gebruiken om klanten, deals, offertes, facturen en projecten op één plek bij te houden. Wie het goed inricht, heeft een duidelijk beeld van wie welke offerte kreeg en welke opdracht loopt.
Het systeem is slechts zo actueel als wat erin wordt ingegeven. Aanvragen komen binnen via mail of telefoon en worden pas laat aangemaakt, offertes worden uit een oud document gekopieerd, uren worden achteraf ingevuld en een aanvaarde offerte moet nog naar de boekhouding. Op die overgangen zetten we automatisering.
Wat we automatiseren
Aanvragen uit mail en formulieren omzetten in contacten en deals
Een binnenkomende aanvraag lezen we uit, we zoeken of de klant al bestaat en maken contact en deal aan in Teamleader, met de oorspronkelijke mail erbij. De verantwoordelijke krijgt een melding en hoeft niets over te typen.
Offertes voorbereiden in jullie eigen sjabloon
Op basis van de aanvraag en jullie prijslijst stellen we een offerte samen in Teamleader. Een medewerker leest het concept na en past het aan voor het naar de klant gaat. Onze automatisering verstuurt niets zonder goedkeuring.
Deals opvolgen die blijven liggen
Als een offerte na een afgesproken aantal dagen geen reactie kreeg, maken we een taak aan of zetten we een opvolgmail klaar. Zo blijft een goede aanvraag niet liggen omdat iedereen aan iets anders werkt.
Uren en werkbonnen doorgeven aan projecten en facturatie
Uren en gebruikt materiaal die op de werkvloer worden genoteerd, zetten we in het juiste project in Teamleader. Aan het einde van de opdracht ligt er een factuurvoorstel klaar dat iemand nakijkt.
Gewonnen deals doorgeven aan de boekhouding
Teamleader heeft zelf koppelingen met een aantal boekhoudpakketten. Waar die volstaan, gebruiken we ze. Waar jullie pakket niet ondersteund wordt of de koppeling te beperkt is, bouwen wij de overdracht van klant en factuur.
Hoe we koppelen
Teamleader heeft een publieke API met OAuth, waarmee je gegevens kunt lezen en aanmaken, en die ook meldingen kan sturen bij wijzigingen. Wij verbinden via een toegang op jullie eigen Teamleader-account, die jullie zelf kunnen intrekken. Welke gegevens beschikbaar zijn, kan afhangen van jullie abonnement. Waar de API iets niet toelaat, werken we met de mailbox of met exports. Alle gegevens blijven in Teamleader, op jullie account.
Automatiseringen
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Offertes opmakenWe zetten een offerteaanvraag per mail of formulier om in een volledig ingevulde offerte in jullie eigen sjabloon, klaar om na te lezen.
- Werkbonnen en urenWe laten medewerkers op locatie uren en materiaal doorgeven via een eenvoudig formulier en zetten dat om in werkbonnen, urenstaten en factuurvoorstellen.
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Teamleader koppelen met
- Exact OnlineTeamleader houdt klanten, offertes en facturen bij en Exact Online de boekhouding. Deze pagina legt uit welke gegevens tussen beide kunnen lopen en wat jullie vooraf beslissen.
- Excel en Google SheetsLijsten uit Excel of Google Sheets worden contacten en deals in Teamleader, en cijfers uit Teamleader komen in een vast blad. Zo blijft het klantdossier in Teamleader en het rapport in het blad.
- OctopusTeamleader houdt klanten, offertes en facturen bij, Octopus de boekhouding. Deze pagina legt uit wat er tussen beide kan lopen, ook als Octopus bij jullie geen open koppeling heeft.
- Google WorkspaceMails, afspraken en bijlagen uit Gmail, Google Agenda en Drive komen bij de juiste klant en deal in Teamleader terecht. Een standaardkoppeling gebruiken we waar die volstaat.
- Microsoft 365Mails, afspraken en bijlagen uit Microsoft 365 komen bij de juiste klant en deal in Teamleader terecht. Waar een standaardkoppeling volstaat, gebruiken we die.
- WhatsApp BusinessWhatsApp-gesprekken met klanten komen bij het juiste contact en de juiste deal in Teamleader, en afspraken of offertes kunnen via WhatsApp worden opgevolgd. Daarvoor is het WhatsApp Business Platform van Meta nodig.
- YukiTeamleader houdt klanten, offertes en facturen bij, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Deze pagina legt uit wat er tussen beide kan lopen en wat vooraf geregeld wordt.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van wat we moeten lezen en aanmaken. Tijdens de scan kijken we na welke functies en gegevens jullie abonnement toelaat via de koppeling, en we zeggen vooraf als iets niet kan.
Voor een deel wel, bijvoorbeeld met de eigen koppelingen en de ingebouwde functies. We vullen aan waar die niet volstaan, zoals bij het inlezen van mails en bijlagen of bij een overdracht naar een pakket dat Teamleader niet ondersteunt. Wat Teamleader zelf goed doet, laten we daar.
De klantgegevens blijven in jullie Teamleader-account. We werken met een toegang die jullie kunnen intrekken en vragen enkel de rechten die de automatisering nodig heeft. We bouwen geen tweede klantenbestand op.
Voor de scan komen we een halve dag op locatie langs. Die wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Werken jullie met Teamleader? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.