Keuringen, polissen en notulen verwerken per gebouw voor syndici

Elk gebouw heeft een dossier dat nooit af is. Er zitten notulen van de algemene vergadering in, offertes van aannemers, de brandverzekering, keuringsverslagen van de lift en van de verwarmingsinstallatie, onderhoudscontracten en de jaarafrekening. Die documenten komen binnen als bijlage bij een mail, als scan van een papieren brief of als download van een extranet. Een bestand dat scan0045.pdf heet, komt in de map van het verkeerde gebouw terecht, en dat merkt niemand tot het gezocht wordt.

Het grootste risico zit in de datums. Een periodieke keuring, een onderhoudscontract dat stilzwijgend verlengt of een brandverzekering die op een vaste dag vervalt, staan in het verslag of de polis maar niet in een agenda. Wie het overzicht bijhoudt, doet dat in een Excel die enkel bijgewerkt wordt als iemand eraan denkt. Bij een schadegeval of een vraag van een mede-eigenaar zoekt de beheerder dan in drie mappen naar het juiste stuk.

In een bureau met twintig tot vijftig gebouwen gaat er per week een aanzienlijke hoeveelheid papier door dezelfde handen. Het sorteren zelf is geen moeilijk werk, maar het moet foutloos gebeuren en het wordt uitgesteld zodra er een dringende melding binnenkomt.

Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.