Pandendossiers en documenten verwerken voor vastgoedkantoren

Voor elk pand dat een kantoor in verkoop of verhuur neemt, hoort een dossier te bestaan. Daarin zitten de bemiddelingsovereenkomst, het EPC, de keuring van de elektrische installatie, het bodemattest, de stedenbouwkundige inlichtingen, het kadastraal uittreksel, de plannen en bij een appartement de stukken van de syndicus. Die documenten komen van verschillende kanten: de eigenaar mailt een foto van zijn keuringsverslag, het gemeentebestuur stuurt een attest, een expert levert het EPC, de notaris vraagt een kopie.

Wie ze binnenkrijgt, hernoemt ze of laat scan0012.pdf staan, slaat ze op in de map van het pand en controleert of er iets ontbreekt. Welke stukken vereist zijn, hangt af van het pand en het gewest, en daardoor werkt elke medewerker met een eigen lijstje. Een ontbrekend document komt vaak pas aan het licht als een kandidaat of de notaris erom vraagt, soms vlak voor de verkoopovereenkomst.

Daarnaast moet het kantoor de identiteit van kopers en verkopers vastleggen voor de regels rond witwassen, met kopieën van identiteitskaarten die niet los in een algemene map mogen zitten. Documenten met een geldigheidsduur, zoals een EPC of een keuring, verlopen ongemerkt tot een pand opnieuw op de markt komt.

Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.