Reisdocumenten en boekingsbevestigingen verwerken voor reisbureaus

Voor elke boeking komen documenten binnen van meerdere leveranciers. Een bevestiging van de tour operator, een e-ticket van de luchtvaartmaatschappij, een voucher voor het hotel, een transfervoucher, een verzekeringspolis en de gegevens van de reizigers. Ze komen als pdf in een mailbox, via een portaal waar de adviseur moet inloggen of als bijlage bij een mail met meerdere boekingen. Wie ze nodig heeft, moet ze koppelen aan het juiste dossier.

Voor het vertrek moet de klant alles in één keer krijgen. Een adviseur verzamelt de stukken, controleert of de namen overeenkomen met de reisdocumenten van de reiziger, of de data kloppen met wat de klant bevestigd heeft en of er niets ontbreekt. Een naam met een typfout of een verkeerde datum op een ticket is op dat moment een probleem dat zich dagen eerder had laten oplossen.

Daarbij komt gevoelig materiaal: kopieën van paspoorten of identiteitskaarten, geboortedata, medische opmerkingen over mobiliteit. Die horen niet los in een algemene map. Na de reis verdwijnen de dossiers in een archief, maar de gegevens van de reiziger blijven vaak langer staan dan nodig is.

Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.