Opleidingscentra
Aanwezigheidslijsten en cursistendocumenten verwerken voor opleidingscentra
Aanwezigheidslijsten, inschrijvingsformulieren, bestelbonnen en attesten worden herkend en per sessie en cursist geordend. Een medewerker controleert voor een attest wordt uitgereikt.
Hoe het nu gaat
Aan elke opleiding hangt papierwerk. Een ondertekende aanwezigheidslijst, een inschrijvingsformulier, een bestelbon van het bedrijf dat betaalt, soms een bewijs voor een subsidie of een sectorfonds, en na afloop een attest van deelname. De aanwezigheidslijst wordt ter plaatse getekend, op papier of op een scherm, en komt als foto, scan of pdf terug op kantoor. Dat gebeurt meestal een paar dagen later, wanneer de trainer er eindelijk aan denkt.
De administratie moet die lijst koppelen aan de juiste sessie en de juiste cursisten, nagaan wie er was, en daarop het attest en de factuur baseren. Heeft iemand maar de helft van de dag meegedaan, dan hangt het van het centrum af of dat geldt voor het attest. Bij een opleiding waarvoor een derde de kosten vergoedt, moet de aanwezigheid bewezen kunnen worden met het juiste document.
Fouten komen door gemak. Een scan zonder datum wordt in de verkeerde map gezet. Een attest wordt afgegeven voor iemand die er niet was. Een bestelbon van een bedrijf zit in een mail van de HR-medewerker, terwijl de factuur al verstuurd is zonder het bestelnummer. Wie later een bewijs nodig heeft, zoekt in mailboxen en schijven tot hij het vindt.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Documenten verzamelen
Scans, foto's en bijlagen uit een gekozen mailbox of een gedeelde map worden verzameld. Trainers kunnen een foto van de aanwezigheidslijst naar een vast adres of via een formulier sturen.
- 02
Type en sessie herkennen
De automatisering bepaalt of het gaat om een aanwezigheidslijst, een inschrijvingsformulier, een bestelbon of een bewijs, en koppelt het aan een sessie op basis van datum, titel van de opleiding of nummer. Is de koppeling onduidelijk, dan komt het document op een lijst voor een medewerker.
- 03
Aanwezigheid uitlezen
Op de lijst worden de namen en handtekeningen herkend en vergeleken met de ingeschreven deelnemers. Wie ontbreekt of wie niet op de lijst stond, wordt gemarkeerd. Handtekeningen worden niet beoordeeld; wie getekend heeft en wie niet, zet de medewerker bij twijfel zelf vast.
- 04
Attest klaarzetten
Voor wie voldoet aan jullie aanwezigheidsregel ontstaat een attest van deelname in jullie sjabloon als concept. De verantwoordelijke ondertekent of keurt goed. Voor iedereen die niet voldoet, beslist de medewerker.
- 05
Archiveren en bestelnummers doorgeven
Elk document komt in de map van de sessie en van de cursist in SharePoint, OneDrive of Google Drive, met een vaste naam. Een bestelnummer van een bedrijf wordt bij de inschrijving gezet, zodat het op de factuur terechtkomt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: één sessie met veertien deelnemers uit vier bedrijven
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Na een dagopleiding mailt de trainer een foto van de aanwezigheidslijst. In het voorbeeld herkent de automatisering de sessie, leest veertien namen uit en markeert dat een deelnemer die was ingeschreven niet getekend heeft. De medewerker bevestigt dat hij er niet was. Dertien attesten staan klaar als concept en twee bestelnummers van bedrijven worden bij de inschrijving gezet. Het document wordt bewaard in de map van de sessie. De details zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Meer voor opleidingscentra
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van de kwaliteit. Gedrukte lijsten met een vaste opbouw zijn betrouwbaarder dan handgeschreven aanvullingen. Alles wat het systeem niet zeker weet, gaat naar een medewerker. In de scan bekijken we echte voorbeelden van jullie lijsten voor we iets beloven.
Een persoon die jullie aanduiden. De automatisering maakt een concept en reikt het niet zelf uit. Of iemand voldoende aanwezig was om een attest te krijgen, bepalen jullie regels, en een uitzondering beslist de verantwoordelijke.
Alles blijft in jullie eigen omgeving, bijvoorbeeld in Microsoft 365 of Google Workspace. Wie er toegang toe heeft, bepalen jullie. De afspraken over verwerking leggen we vooraf vast in een verwerkersovereenkomst.
We kunnen documenten verzamelen en ordenen volgens een lijst die jullie opstellen. Welke stukken een subsidiegever of fonds nodig heeft, hangt af van hun regels, die wij niet bepalen. Het indienen zelf blijft bij jullie.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.