Architectenbureaus
Plannen en dossierstukken automatisch benoemen en opbergen op een architectenbureau
Documenten die binnenkomen worden herkend, per dossier en revisie benoemd en in de juiste map geplaatst. De projectleider krijgt een melding als er een nieuwe versie van een plan is.
Hoe het nu gaat
Een bouwdossier groeit uit tot tientallen bestanden per fase: plannen in verschillende revisies, de berekeningsnota van de stabiliteitsingenieur, EPB-gegevens, offertes van aannemers, stukken uit het vergunningstraject en foto's van het werfbezoek. Ze komen binnen als bijlage bij een mail, via een downloadlink of op een usb-stick van de bouwheer, en elk heeft een bestandsnaam die de afzender zelf bedacht heeft.
Opbergen doet meestal wie het eerst leest. Het ene plan heet plan_def_v3, het andere Grondplan REV B ok, en niemand ziet nog welke het laatste is. Dat leidt tot het klassieke probleem op de werf: een aannemer prijst of bouwt op een oudere revisie omdat die in zijn mailbox zat, en het bureau ontdekt dat bij de eerste vraag over een maat die niet klopt.
Daarbij zitten documenten van één dossier in verschillende mailboxen. Wie een collega vervangt, zoekt op adres, op naam van de bouwheer en op dossiernummer en vindt niet altijd alles.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Eén plaats van binnenkomst
Documenten gaan naar één dossiermailbox of één map in jullie Microsoft 365 of Google-omgeving. Collega's sturen door of slepen bestanden erheen. Jullie bestaande mapstructuur per dossier en fase blijft zoals ze is.
- 02
Type, dossier en revisie herkennen
De automatisering leest de bestandsnaam, de begeleidende mail en bij pdf's de tekst. Daaruit bepaalt ze het type (plan, verslag, offerte, vergunningsstuk, foto), het dossier via nummer, adres of naam van de bouwheer, en de revisieletter of datum als die vermeld staat.
- 03
Hernoemen en opbergen volgens jullie norm
Elk bestand krijgt een naam volgens de regel die jullie kiezen, bijvoorbeeld dossiernummer, fase, omschrijving, revisie en datum, en gaat naar de map van de juiste fase. Een oudere revisie verhuist naar een map voor vervangen versies en wordt nooit verwijderd.
- 04
Melding bij een nieuwe revisie
Komt er een nieuwe versie van een plan binnen, dan krijgt de projectleider een bericht met de vraag of de aannemers die moeten krijgen. Wat naar wie gaat, beslist de projectleider. De automatisering verstuurt zelf geen plannen.
- 05
Twijfelgevallen op een lijst
Is het dossier of type niet zeker, dan komt het bestand op een lijst te bekijken met de reden erbij. De projectleider wijst het in één klik toe. Gokken doet de automatisering niet.
Een voorbeeld
Voorbeeld: twaalf bestanden op een maandagochtend
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. In de dossiermailbox van een bureau komen op een maandagochtend twaalf bestanden binnen: twee revisies van een grondplan, een berekeningsnota van de stabiliteit, drie offertes voor ruwbouw, vier foto's van de werf en twee vergunningsstukken. Negen bestanden hebben een dossiernummer of adres in de naam of de mail en staan meteen op de juiste plaats. Drie, waaronder een offerte met alleen de straatnaam van de werf, komen op de lijst te bekijken. Revisie C van het grondplan vervangt revisie B in de map en de projectleider krijgt de vraag of de aannemers de nieuwe versie moeten krijgen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Meer voor architectenbureaus
Veelgestelde vragen
Ja. Tijdens de scan nemen we jullie structuur en bestandsnamen over zoals ze zijn en leggen we de naamregel vast met de mensen die er elke dag mee werken. We bouwen er niets omheen dat jullie moeten herleren.
Niet de inhoud van een tekening. Bij tekenbestanden steunt de herkenning op de bestandsnaam, de begeleidende mail en de mapnaam. Bij pdf's lezen we ook de tekst, zoals een dossiernummer in de plankop.
Ja. De bestanden blijven in jullie Microsoft 365 of Google-account en de accounts staan in jullie naam. De automatisering draait bij ons, wij hosten en bewaken ze, maar de bestanden zelf verhuizen niet naar ons.
Een openbare downloadlink kan een automatisering meestal ophalen. Staat de link achter een login, dan vragen we jullie de bestanden zelf in de map te zetten. Per afzender bekijken we tijdens de scan wat haalbaar is.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.