Woordenlijst
OCR (optical character recognition) is technologie die tekst in een scan, foto of pdf herkent en omzet in tekst die software kan gebruiken.
Een gescande factuur of een foto is voor een computer alleen een afbeelding. OCR analyseert die afbeelding, herkent de letters en cijfers en zet ze om in tekst. Daarna kan die tekst doorzocht, gekopieerd of verder verwerkt worden.
OCR leest alleen tekst en weet niet welk getal het totaalbedrag is. Daarvoor komt er een extra laag bij: regels, sjablonen of AI die velden zoals leverancier, factuurnummer, datum en bedrag herkennen (zie intelligente documentverwerking). De kwaliteit hangt af van het document. Scherpe, rechte scans geven betere resultaten dan scheve foto's, en handgeschreven tekst is moeilijker.
Voor een kmo is OCR nuttig bij papieren of pdf-documenten die niet gestructureerd binnenkomen. De resultaten moeten wel gecontroleerd worden, vooral bij bedragen en btw-nummers. Bij e-facturen via Peppol is OCR niet nodig, omdat de gegevens al gestructureerd zijn.
Medewerkers van een schildersbedrijf fotograferen bonnetjes van materiaalaankopen met hun telefoon. OCR leest de tekst, een automatisering haalt datum, leverancier en totaalbedrag eruit en zet de gegevens in een lijst. De boekhouder controleert de lijst en boekt de aankopen.
Nee. De nauwkeurigheid hangt af van de kwaliteit van het document en van de gebruikte software. Daarom is het verstandig om bedragen te laten controleren, zeker bij onduidelijke scans of handgeschreven tekst.
Gedrukte tekst gaat doorgaans goed. Handschrift is moeilijker en geeft meer fouten, ook al bestaan er programma's die daar speciaal op gericht zijn. Reken bij handschrift op meer controle.
Klassieke OCR herkent tekens. Moderne documentverwerking combineert OCR met AI-modellen die ook begrijpen welk veld wat betekent. In de praktijk zitten die vaak in dezelfde dienst.
Wil je weten wat dit voor jullie bedrijf betekent? Plan een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.