Subsidiedossiers en verslagen verwerken voor vzw's

Een vzw bewaart documenten voor heel verschillende doelen. Voor een subsidiedossier horen er facturen, loonbewijzen, activiteitenverslagen en deelnemerslijsten bij. Voor het bestuur zijn er notulen van de raad van bestuur en de algemene vergadering. Voor vrijwilligers zijn er overeenkomsten en verzekeringsgegevens, en voor leden de inschrijvingsfiches. Ze komen binnen via mail, als scan van een papieren lijst of als foto van een gsm, en worden bewaard in mappen die in de loop der jaren zijn gegroeid.

Wie aan een subsidiedossier werkt, begint meestal pas weken voor de deadline te zoeken. Een deelnemerslijst van een activiteit in maart zit in de mailbox van een coördinator die intussen vertrokken is. Een factuur die als bewijs dient, staat in de boekhouding maar niet in het dossier. De subsidiegever stelt precieze eisen aan wat erbij moet, en wie die eisen niet kent, vindt pas bij de controle wat ontbreekt.

Vzw's werken vaak met een klein betaald team en veel vrijwilligers. Daardoor zijn documenten verspreid en kent niet iedereen de afspraken voor naamgeving of bewaring. Gevoelige gegevens, zoals ledenfiches of informatie over begeleide personen, horen niet in een gedeelde map te staan waar iedereen aan kan.

Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.