Uitzend- en selectiekantoren
CV's en kandidaatdocumenten inlezen bij een uitzend- of selectiekantoor
CV's uit mail en formulieren worden ingelezen in het kandidatenbestand, dubbele inschrijvingen worden herkend en de consulent beoordeelt. De automatisering rangschikt of selecteert niemand.
Hoe het nu gaat
Een selectiekantoor krijgt CV's via mail, via jobsites, via een formulier op de eigen website en soms als foto van een papieren CV dat een kandidaat op een beurs heeft afgegeven. Het zijn pdf's, Word-bestanden, LinkedIn-exports en afbeeldingen in alle opmaken en in verschillende talen. Wie ze wil gebruiken, moet eerst naam, contactgegevens, laatste functies, diploma's, talen en beschikbaarheid overtypen of opzoeken.
Het kandidatenbestand loopt daardoor achter op wat in de mailboxen zit. Een consulent heeft vrijdag een vacature voor een commercieel binnendienstmedewerker in Kortrijk, zoekt in het systeem en vindt de kandidaat niet die drie weken geleden een geschikt CV mailde, omdat dat CV nog in een map te verwerken staat. Dubbele inschrijvingen komen voor, want dezelfde persoon schrijft zich via twee kanalen in.
CV's bevatten persoonsgegevens, soms ook een foto, een geboortedatum of een opmerking over gezondheid. Staan ze verspreid in mailboxen, dan is het moeilijk om een verzoek van een kandidaat tot inzage of verwijdering helemaal uit te voeren.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Alle CV's naar één plek
CV's uit een gedeeld mailadres, het websiteformulier en meldingen van jobsites komen samen in één inbox. Daarna hoeft niemand meer in persoonlijke mailboxen te zoeken, en de originele bestanden gaan naar het kandidaatdossier.
- 02
Gegevens inlezen
De automatisering leest naam, contactgegevens, woonplaats, laatste functies, opleidingen, talen, rijbewijs en beschikbaarheid, voor zover het CV die vermeldt. Elk veld staat als automatisch ingelezen in het dossier en onzekere velden staan als te controleren. Een slecht leesbare foto wordt zo gemarkeerd, niet geraden.
- 03
Dubbels herkennen
Via mailadres of telefoonnummer controleert de automatisering of de persoon al in het bestand zit. Zo ja, dan wordt het nieuwe CV aan het bestaande dossier toegevoegd en komt er geen tweede dossier.
- 04
Dossier en ontvangstmail
Het dossier ontstaat in het systeem dat jullie gebruiken, of in een beveiligde tabel in jullie eigen omgeving. De kandidaat krijgt een korte ontvangstbevestiging met een link naar jullie privacyverklaring en de manier om gegevens te laten corrigeren of verwijderen.
- 05
De consulent beoordeelt
De consulent opent de lijst met nieuwe kandidaten en zoekt zelf wie bij een vacature past. De automatisering geeft geen score, maakt geen rangschikking en wijst niemand af. Wie wordt uitgenodigd of niet, beslist een mens.
Een voorbeeld
Voorbeeld: zestig CV's in één week
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een selectiekantoor met drie consulenten ontvangt in een week zestig CV's, vijfenveertig per mail en vijftien via het formulier. Veertien kandidaten blijken al in het bestand te zitten: hun nieuwe CV komt bij het bestaande dossier. Bij zes CV's, waaronder een gescande foto, staan velden als te controleren. Op vrijdag opent de consulent de lijst met de nieuwe kandidaten, elk met ingevulde basisgegevens, en zoekt zelf wie past bij de vacature die op haar bureau ligt.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Meer voor uitzend- en selectiekantoren
Veelgestelde vragen
Nee. Ze leest gegevens in en legt ze in het dossier. Er is geen score en er zijn geen automatische afwijzingen. De consulent leest het CV en beslist, ook over wie wordt uitgenodigd.
Met het systeem dat jullie nu hebben, voor zover het een koppeling of een importbestand heeft. Anders zetten we een beveiligd kandidatenbestand op in jullie Microsoft 365 of Google-omgeving. Tijdens de scan bekijken we wat bij jullie kan.
Dat bepalen jullie, samen met jullie adviseur, op basis van de regels. De automatisering bewaakt de termijn die jullie kiezen en maakt een lijst van dossiers die eraan toe zijn. Een persoon beslist over verwijdering.
Dan staan de velden als te controleren en blijft het originele bestand in het dossier. De consulent kan het zelf nakijken. De automatisering vult nooit gegevens in waarvan ze het niet zeker is.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.