Verhuisbedrijven
Opdrachtbonnen, inventarissen en schademeldingen per verhuizing verwerken
Getekende offertes, inventarissen en schademeldingen worden herkend en per verhuizing bewaard. Schademeldingen met foto's gaan meteen naar de zaakvoerder.
Hoe het nu gaat
Bij een verhuizing horen papieren. De getekende offerte of opdrachtbon, de inventaris met de kisten en meubelstukken, een ontvangstbewijs na de levering, een verzekeringsattest en, als er iets mis is, een schademelding met foto's. Een deel is op papier en wordt door de ploegleider meegebracht, een deel komt als foto op een telefoon, een deel komt per mail van de klant. Het kantoor sorteert dat achteraf, soms weken later.
Het belangrijkste moment is een schademelding. De klant belt of mailt dat er een kras op de kast zit of dat een glas is gebroken. Het bedrijf moet snel weten wat er in de inventaris stond, of dat stuk bij het laden is gecontroleerd, wie in de ploeg zat en wat de voorwaarden zeggen. Die gegevens staan verspreid over een papieren bon, een foto en een mail, en de zaakvoerder zoekt ze zelf bij elkaar.
Bij een groter bedrijf of een internationale verhuizing komen er nog documenten bij, zoals een volmacht of een lijst voor douane of verzekering. Wat daarvoor nodig is, bepaalt het bestemmingsland en de verzekeraar.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Documenten verzamelen per verhuizing
Foto's van papieren bonnen, mails van klanten en scans komen binnen via een vaste mailbox of een gedeelde map. De ploegleider kan een foto sturen via het formulier dat hij ook voor de verhuisdag gebruikt. Elk bestand wordt aan een verhuizing gekoppeld.
- 02
Soort document en verhuizing herkennen
Het systeem herkent opdrachtbon, getekende offerte, inventaris, ontvangstbewijs, attest of schademelding en zoekt de verhuizing op naam, adres, datum of referentie. Bij twijfel komt het document in een controlelijst.
- 03
Gegevens uitlezen
Uit de documenten lezen we wat jullie nodig hebben: akkoord op de offerte met datum, afgesproken uren of prijs, afwijkingen op de bon en bij een schademelding het betrokken stuk en de omschrijving. Dat komt in het verhuisdossier, in Teamleader of in een overzicht in Google Sheets of Excel.
- 04
Schademeldingen komen meteen bij de zaakvoerder
Een mail of foto die als schademelding is herkend, gaat meteen naar de zaakvoerder, met de verhuizing, de inventaris en de foto's erbij. De klant krijgt een bevestiging van ontvangst. De beoordeling van de schade, het gesprek met de klant en een eventuele aangifte bij de verzekeraar blijven bij de zaakvoerder.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een schademelding twee dagen na een verhuizing
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een klant twee dagen na een verhuizing een mail stuurt dat de zijkant van een kast beschadigd is, met drie foto's. In het voorbeeld herkent het systeem de mail als schademelding, zoekt het de verhuizing op naam en adres en legt het de inventaris en de ploegleider erbij. De zaakvoerder ziet alles op één plaats en antwoordt de klant. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Meer voor verhuisbedrijven
Veelgestelde vragen
Nee. Het verzamelt de stukken en legt ze bij elkaar. De beoordeling, de vergoeding en de aangifte bij de verzekeraar blijven bij de zaakvoerder, want daar zitten voorwaarden en een relatie met de klant aan vast.
Met tekstherkenning op de foto. Handgeschreven bonnen lukken minder goed dan getypte. Wat niet leesbaar is, komt in een controlelijst, en de foto blijft bij de verhuizing bewaard. In de scan testen we met jullie eigen bonnen hoe goed dit gaat.
In jullie eigen Google Drive, SharePoint of in het CRM, op jullie account. Wij houden geen aparte kopie. Hoe lang jullie documenten bewaren, bepalen jullie en jullie boekhouder, en wij stellen dat zo in.
De documenten die jullie zelf opladen of mailen kunnen we herkennen en bewaren. Wij bepalen niet welke documenten voor douane of verzekering nodig zijn. Dat blijft werk van het kantoor of jullie partner in het buitenland.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.