Transport en logistiek
CMR en afleverbewijzen verwerken voor transportbedrijven
Een automatisering ontvangt foto's en scans van chauffeurs, herkent het soort document, koppelt het aan de juiste rit en meldt welke ritten nog geen afleverbewijs hebben.
Hoe het nu gaat
Bij elke rit hoort een papier: een CMR of vrachtbrief, een getekende leveringsbon als afleverbewijs (POD), soms een weegbrief, een palletruilbon of een schadevermelding. De chauffeur draagt ze mee in de cabine, fotografeert ze met zijn gsm of geeft ze pas af wanneer hij terug op de koer staat. Op kantoor komt een stroom foto's binnen via WhatsApp en mail, soms scheef, soms zonder ritnummer.
De planner of administratief medewerker zoekt per foto uit bij welke rit ze hoort, hernoemt het bestand, bewaart het in de map van de klant en vinkt af dat het afleverbewijs binnen is. Zolang dat niet gebeurd is, kan de factuur niet weg, of de klant stuurt ze terug met de vraag naar een POD. Een opmerking zoals beschadigd of colli ontbreekt op de CMR moet bovendien meteen bij iemand terechtkomen.
Typische fouten zijn foto's die in de privé-WhatsApp van één chauffeur blijven staan, een leveringsbon zonder handtekening, twee ritten op één papier en documenten die pas na weken op kantoor belanden, wanneer de klant al vraagt waar het bewijs blijft.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Foto's en scans ontvangen
Chauffeurs sturen hun foto naar één vast nummer of adres, of leggen hem in een gedeelde map. Papieren die pas op de koer worden ingeleverd, worden op kantoor gescand en komen op dezelfde plaats terecht.
- 02
Soort document herkennen
De automatisering onderscheidt een CMR, een leveringsbon, een weegbrief, een palletbon en een schademelding. Is een foto afgesneden of onleesbaar, dan krijgt de chauffeur een bericht met de vraag om een nieuwe foto te nemen, terwijl hij nog bij de klant staat.
- 03
Koppelen aan de rit
Via ritnummer, klantreferentie, kenteken of de combinatie van datum en klant wordt het document aan de juiste rit in jullie ritlijst gehangen. Is er geen eenduidige match, dan gaat het naar een administratief medewerker met de beste suggestie erbij.
- 04
Handtekening en opmerkingen controleren
De automatisering kijkt of er een handtekening of stempel op staat en of er een opmerking over schade of ontbrekende colli bij staat. Handgeschreven tekst is niet altijd leesbaar. In dat geval krijgt de foto een vlag voor de planner in plaats van een gok.
- 05
Bewaren en melden
Het document wordt bewaard in de map van de klant, de rit wordt gemarkeerd als afleverbewijs ontvangen en elke ochtend krijgt de planner een lijst van ritten waarvan het bewijs nog ontbreekt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: transportbedrijf met twaalf trucks
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een transportbedrijf met twaalf trucks ontvangt op een gewone dag ongeveer veertig foto's van chauffeurs. Tot nu toe sorteert een administratief medewerker die elke avond in de map van de klant. Met de automatisering staan ze er de volgende ochtend al, gekoppeld aan de rit. Op een dag zijn er twee foto's zonder handtekening en één CMR met de opmerking dat twee pallets beschadigd waren. Die drie staan bovenaan de lijst van de planner, die de klant belt. Van de overige ritten staat het afleverbewijs in het dossier en kan de facturatie starten.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Meer voor transportbedrijven
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van wat jullie TMS toelaat: een koppeling, een export of een map waar documenten bij een rit kunnen. Werkt het systeem met een Excel of een planbord, dan koppelen we daaraan. In de scan bekijken we de mogelijkheden en spreken we een prijs af.
Nee. Ze sturen hun foto naar een vast nummer of adres, wat ze nu vaak al naar de planner doen. Het verschil is dat de foto automatisch bij de juiste rit terechtkomt en dat de chauffeur een melding krijgt als de foto onleesbaar is.
Of een foto of scan volstaat als bewijs, hangt af van wat jullie klanten en jullie boekhouder aanvaarden. De automatisering vervangt het bewaren van originelen niet. Hoe lang en in welke vorm je die bewaart, bespreek je met je boekhouder.
Het blijft niet liggen in de map. Het gaat naar een administratief medewerker met de beste suggestie voor de rit, en blijft op de dagelijkse lijst staan tot iemand het heeft toegewezen.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.