Klantgesprekken en hernieuwingsafspraken plannen voor makelaars

Een makelaarskantoor plant zijn afspraken rond vaste momenten. Er zijn kennismakingsgesprekken voor nieuwe klanten, gesprekken voor de hernieuwing van een bedrijfspolis en bezoeken bij een zelfstandige of kmo om de situatie op te nemen. Ook na een schade komt er soms een afspraak met de klant of een expert. De afspraken worden gemaakt per telefoon of mail, en vaak in de agenda van één specifieke makelaar. Bij afwezigheid zit er niemand anders die ze kan verschuiven.

Veel afspraken hebben een natuurlijke datum. Een hernieuwing van een bedrijfspolis heeft een vervaldag, en een gesprek daarvoor moet ruim op voorhand plaatsvinden. Wie de lijst van vervaldagen nakijkt en klanten uitnodigt, doet dat meestal in de rustigere weken, en in drukke weken blijft het liggen. Het gevolg is dat het gesprek in de laatste week voor de vervaldag gebeurt, of dat de klant een premienota ontvangt zonder dat er over is gepraat.

Voor het gesprek ligt het dossier verspreid: polis, schadehistoriek, mails, een notitie van het vorige gesprek. De makelaar zoekt dat op in de tien minuten voor de klant binnenkomt.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.