Consultaties en operatiedagen plannen voor dierenartsenpraktijken

In een dierenartsenpraktijk loopt de telefoon naast het onthaal. Terwijl de assistent een hond op de weegschaal helpt, belt iemand voor een vaccinatie, een andere eigenaar voor een afspraak met de dierenarts die zijn kat al kent. Elke afspraak heeft een eigen duur: een vaccinatie of controle kost een kwartier, een gebitsbehandeling of een sterilisatie een halve dag. Dat de eigenaar niet weet hoe lang het duurt, zorgt voor een afspraak op het verkeerde moment en een wachtkamer die vol raakt.

Daarnaast is er spoed. Een hond die een stuk speelgoed heeft ingeslikt, een kat die niet meer plast: wie belt, wil dat iemand nu kijkt. Zulke gevallen schuiven door de dag heen en duwen geplande consultaties een half uur op. De planning moet ruimte laten voor spoed, en die ruimte mag niet leeg blijven als er geen spoed is.

Ingrepen vragen voorbereiding. Het dier komt 's morgens nuchter binnen, de eigenaar tekent een toestemming en wordt 's avonds gebeld wanneer hij het dier kan ophalen. Eén vergeten instructie, bijvoorbeeld dat het dier niet mag eten, kan de ingreep uitstellen. En wie niet komt opdagen, laat een leeg uur achter dat niet meer kan worden gevuld.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.