Bezichtigingen en afspraken plannen voor vastgoedkantoren

Een makelaar plant per week bezichtigingen, plaatsbeschrijvingen, schattingen aan huis en fotoreportages. Elke afspraak heeft minstens twee partijen met een eigen agenda: de kandidaat en de eigenaar of huurder die in het pand woont. Bij een verhuurd pand moet de huurder akkoord zijn met het moment, en dat verloopt via een apart gesprek.

Het regelen gebeurt met heen-en-weerberichten: de kandidaat stelt zaterdag voor, de eigenaar is er niet, de makelaar stelt dinsdagavond voor, de kandidaat kan niet. Tussendoor moet de makelaar rijden. Bezichtigingen op dezelfde dag in dezelfde gemeente zijn efficiënter, maar dat is niet te zien in losse agenda-items. De sleutel moet ook ergens vandaan komen, en een plaatsbeschrijving vraagt nog een derde persoon.

Een bezichtiging die uitvalt omdat de kandidaat niet komt opdagen, kost de makelaar een uur dat hij niet terugkrijgt. Een afspraak met een verkeerde eigenaar of een wijziging die niet in de agenda van de collega staat, geeft dubbele boekingen. Bij kantoren met meerdere makelaars ligt de planning meestal in de persoonlijke agenda van elke makelaar, zodat het onthaal niet kan zien wie wanneer vrij is.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.