Sessies, inschrijvingen en planning automatiseren voor opleidingscentra

Een opleidingscentrum plant sessies in plaats van losse afspraken. Een dagopleiding heeft een datum, een lokaal, een trainer en een maximum aantal deelnemers. Inschrijvingen komen binnen via een formulier op de website, per mail of telefonisch van een HR-verantwoordelijke die vijf medewerkers tegelijk inschrijft. Wie de planning bijhoudt, voert die gegevens over in een Excel-bestand of een agenda en stuurt handmatig een bevestiging met adres, uur en wat mee te brengen.

De problemen zitten in de randgevallen. Een sessie is vol, maar de wachtlijst staat in een ander bestand. Een deelnemer annuleert drie dagen voor de start en de plaats blijft leeg omdat niemand de wachtlijst opent. Een trainer is op dezelfde dag al elders ingepland. Twee lokalen met dezelfde naam in twee gebouwen worden verward. Voor een sessie die te weinig inschrijvingen heeft, moet iemand tijdig beslissen of ze doorgaat, en daarvoor moet het aantal ergens zichtbaar zijn.

Daarnaast zijn er de herinneringen. Een deelnemer die niet weet waar hij moet parkeren, zoekt dat op de ochtend zelf en komt te laat. Een bedrijf dat vijf mensen heeft ingeschreven, krijgt de bevestiging naar één contactpersoon en niet naar de deelnemers. Dat levert afwezigen op, en afwezigen kosten een centrum zowel een lege plaats als een discussie over de factuur.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.