Garages en autobedrijven
Afspraken en werkplaatsplanning automatiseren voor garages
Klanten boeken een onderhoudsbeurt of bandenwissel zelf in een vrij tijdslot dat past bij de werkplaats. De werkplaatschef houdt de planning in handen.
Hoe het nu gaat
In de meeste garages begint een afspraak met een telefoontje aan de onthaalbalie of een mail naar de algemene inbox. Iemand vraagt wat er aan de wagen is, hoeveel tijd het kost en of de klant wil wachten of een leenwagen nodig heeft, en schrijft het in de agenda of op het planningsscherm van het DMS. Op hetzelfde moment staat er een klant aan de balie en rinkelt de tweede lijn. Een afspraak die tijdens een drukke ochtend wordt genoteerd, krijgt vaak te weinig details mee: geen nummerplaat, geen gsm-nummer, geen vermelding dat de klant ook een nazicht voor de keuring wil.
De planning hangt af van dingen die niet in een standaardagenda staan. Een grote beurt vraagt een hefbrug en een mecanicien voor twee uur, een bandenwissel een kwartier maar op vier wagens tegelijk. In oktober en november en opnieuw in het voorjaar vallen alle bandenwissels in dezelfde weken. Leenwagens zijn beperkt in aantal. Klanten annuleren de dag zelf of komen niet opdagen, en het gat in de werkplaats blijft leeg tot iemand het opmerkt.
Dan zijn er de afspraken die niemand maakt. De klant van wie de keuring volgende maand vervalt of die een jaar geleden zijn laatste beurt kreeg, staat in het DMS of in oude facturen. Maar in een drukke week loopt niemand de lijst door om hem te contacteren, en de klant boekt uiteindelijk bij de garage die hem wel een bericht stuurt.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Aanvragen komen op één plek binnen
Een boekingsformulier op jullie website, een mail of een WhatsApp-bericht levert dezelfde gegevens op: nummerplaat, soort werk, gewenste week, gsm-nummer en of de klant wil wachten of een leenwagen nodig heeft. Ontbreekt er iets, dan vragen we dat automatisch na in dezelfde conversatie.
- 02
Een tijdslot dat past bij de werkplaats
Per soort werk leggen we samen vast hoeveel werkplaatstijd het vraagt, hoeveel hefbruggen en leenwagens er zijn en op welke dagen jullie bandenwissels bundelen. De automatisering stelt alleen tijdsloten voor die daarin passen en zet de afspraak in Outlook of Google Agenda. Heeft jullie DMS een eigen planner, dan bekijken we in de scan of die via een koppeling of export bereikbaar is.
- 03
Bevestiging en herinnering
De klant krijgt een bevestiging met datum, uur, adres en wat hij moet meebrengen, zoals de wielmoersleutel. De dag voordien volgt een herinnering met een knop om te verplaatsen of te annuleren. Een vrijgekomen plek wordt aan de werkplaatschef gemeld, die kan beslissen een wachtende klant te contacteren.
- 04
Terugkerende afspraken voorstellen
Elke week maakt het systeem een lijst van klanten van wie de keuring of onderhoudsbeurt binnenkort aan de beurt is, op basis van de datum in jullie DMS of in de laatste factuur. Een medewerker bekijkt de lijst en keurt de berichten goed. Pas daarna gaat er een voorstel met twee mogelijke tijdsloten uit.
- 05
Wat bij de werkplaatschef blijft
Afspraken voor schade, onbekende storingen en klanten die een spoedgeval melden worden niet automatisch ingepland. Ze komen als aanvraag bij de werkplaatschef of de onthaalmedewerker terecht, die zelf een tijdslot kiest. Ook wijzigingen aan de capaciteitsregels beslist de werkplaatschef.
Een voorbeeld
Voorbeeld: bandenwissel in de herfst bij een garage met drie hefbruggen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een garage met zes medewerkers en drie hefbruggen elk najaar ongeveer 40 bandenwissels per week krijgt, die nu per telefoon worden ingepland. In het voorbeeld laat de garage klanten via een formulier een tijdslot van een half uur boeken, met een limiet van vier wagens per slot. Wie na de herinnering van de dag voordien niet bevestigt, komt in een lijst die de onthaalmedewerker belt. Valt een afspraak weg, dan krijgt de werkplaatschef een melding en kan hij een wachtende klant contacteren. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.
Meer voor garages
Afspraken plannen in andere sectoren
- Vastgoedkantoren
- Bouw en renovatie
- Installateurs
- Advocatenkantoren
- Horeca
- Uitzend- en selectiekantoren
- Interieur en keukenbouw
- Fitness en sportclubs
- Dierenartsenpraktijken
- Accountantskantoren
- Transport en logistiek
- Schoonmaakbedrijven
- Zorgpraktijken
- Syndici en vastgoedbeheer
- Verzekeringsmakelaars
- Kappers en schoonheidssalons
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Verhuisbedrijven
- Opleidingscentra
- Schilders en afwerkingsbedrijven
Veelgestelde vragen
Ja, als we die regels vooraf met jullie vastleggen. In de scan noteren we per soort werk de duur, het aantal beschikbare bruggen en leenwagens en de dagen waarop jullie bandenwissels bundelen. Die regels staan daarna in de planning en kunnen worden aangepast als de werkplaats verandert.
Dat hangt af van het pakket. Sommige garagesystemen hebben een API of een export van afspraken en klantgegevens, andere niet. In de scan van een halve dag controleren we wat jullie systeem toelaat. Is er geen koppeling, dan houden we de agenda in Outlook of Google Agenda als bron en zetten we de afspraak met een korte controle door een medewerker over.
De herinnering de dag voordien vermindert dat, maar uitvallers blijven bestaan. Het systeem meldt een geannuleerde of niet-bevestigde afspraak aan de werkplaatschef, zodat die een wachtende klant kan bellen. Of er daarna nog een bericht naar de klant gaat die niet kwam, bepalen jullie.
Ja, als jullie dat als soort werk aanbieden, bijvoorbeeld een nazicht van de wagen voor de keuring. Het krijgt dan een vaste duur zoals elke andere afspraak. De keuring zelf plannen we niet in, want die gebeurt bij het keuringsstation.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.