Reservaties en personeelsplanning automatiseren in de horeca

In een restaurant komen reservaties binnen via de telefoon tijdens de service, via mail, via een formulier op de website en soms via een bericht op Instagram of Facebook. Wie opneemt schrijft het op in het reservatieboek of in de agenda. Groepsaanvragen, communiefeesten en bedrijfsetentjes vragen een prijsvoorstel, een menukeuze en een voorschot, en lopen daardoor over meerdere mails.

Aan de andere kant staat het personeelsrooster. De bedrijfsleider schat op basis van het reservatieboek, het weer en de agenda van de stad hoeveel mensen er nodig zijn voor de lunch en het diner. Het rooster gaat laat de deur uit, wijzigingen volgen via WhatsApp, en op zaterdagavond blijkt dat de zaal niet wist dat er twee tafels van acht waren.

Typische fouten zijn een tafel die dubbel is vergeven, een groep waarvan niemand het voorschot opvolgt, een reservatie die niet op de dagkaart staat en een gast die niet komt opdagen zonder dat iemand de dag voordien heeft herinnerd. Een no-show op een tafel van zes laat zich niet meer opvullen wanneer je het pas bij aankomst merkt.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.