Algemene vergaderingen en plaatsbezoeken plannen voor syndici

Voor een syndicus komt de planning in golven. In het voorjaar vallen de jaarlijkse algemene vergaderingen van veel gebouwen in dezelfde paar maanden, meestal op weekdagavonden en op locaties die tijdig gereserveerd moeten zijn. Elke vergadering heeft een oproeping die binnen de termijn van de wet en de basisakte moet vertrekken, met agenda en bijlagen, en een lijst van aanwezigen en volmachten. Een beheerder met dertig gebouwen heeft dan in dezelfde weken evenveel agenda's, zalen en brieven te beheren.

Daarnaast zijn er de losse afspraken. De liftfirma komt langs en heeft toegang nodig tot de machinekamer, een aannemer wil een plafond bekijken bij een mede-eigenaar op de derde verdieping, een expert van de verzekeraar moet de schade komen vaststellen. Telkens moet iemand de mede-eigenaar bellen, een datum zoeken die voor beide partijen past en de sleutel regelen. Die afspraken worden genoteerd op een post-it of in een eigen agenda, en bij verlof van de beheerder weet de collega niet wat er is toegezegd.

Fouten in deze planning zijn zichtbaar. Een oproeping die te laat vertrekt kan een vergadering aanvechtbaar maken. Een aannemer die voor een gesloten deur staat, rekent zijn verplaatsing aan.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.