Afspraken en planning automatiseren voor zorgpraktijken

In een zorgpraktijk is de agenda het hart van de organisatie. Patiënten bellen of mailen om een afspraak te maken, te verplaatsen of af te zeggen. Bij behandelreeksen volgen de afspraken elkaar op, en elke behandelaar heeft zijn eigen duur per consult, zijn eigen dagen en soms een eigen lokaal of toestel. Aan de balie of aan de telefoon moet iemand op hetzelfde moment patiënten ontvangen en de agenda beheren.

Een afgezegde of gemiste afspraak laat een gat in de agenda. Een wachtlijst bestaat vaak op papier of in iemands geheugen, zodat een vrijgekomen uur niet snel opnieuw wordt ingevuld. Herinneringen worden soms met de hand gestuurd of vergeten. Wie tussen twee patiënten door de telefoon neemt, maakt bij een verplaatsing gemakkelijk een fout.

Voor een zorgpraktijk speelt er iets extra's. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de GDPR, en zelfs de vermelding dat iemand bij een bepaalde discipline of behandelaar een afspraak heeft, kan gevoelig zijn. Een automatisering mag daarom niet zomaar alles lezen of versturen. We beslissen samen wat er geautomatiseerd wordt, houden medische inhoud buiten de automatisering tenzij jullie uitdrukkelijk anders afspreken en voorzien extra maatregelen.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.