Afspraken en agenda automatiseren voor kappers en schoonheidssalons

In een kapsalon gaat de telefoon als je een kleuring aanbrengt. Ofwel neem je op met handschoenen aan en noteer je de afspraak op een stuk papier, ofwel laat je het overgaan en belt de klant naar een ander salon. Daarnaast komen er berichten binnen op WhatsApp, via Instagram en per mail. Elke afspraak wordt dan op een andere plaats genoteerd en overgenomen in de agenda wanneer er tijd is. Een dubbele boeking of een vergeten afspraak komt meestal van zo'n overname.

De duur van een afspraak is niet vast. Een damesknipbeurt neemt een halfuur, een kleuring met highlights twee tot drie uur, waarvan een deel inwerktijd waarin de stylist iemand anders kan knippen. Klanten weten dat niet, dus ze vragen een tijdslot dat niet past. De zaterdag zit snel vol, de woensdagnamiddag blijft leeg, en bij ziekte van een stylist moet iemand de klanten van die dag één voor één bellen.

Dan zijn er de klanten die niet komen. Een afspraak die twee uur had gekost, blijft een lege stoel als de klant een uur vooraf afbelt, of niet afbelt. In een salon met drie stylisten is dat een gat in de dag dat zelden meer wordt gevuld.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.