Afspraken en planning automatiseren voor advocatenkantoren

In de agenda van een advocaat staan afspraken die onderling heel verschillend zijn: een zitting op een vaste tijd in een rechtbank ergens anders, een eerste consultatie van drie kwartier, een opvolgingsgesprek, een ondertekening, een bezoek van een expert, een permanentie voor juridische tweedelijnsbijstand. Tussen de zittingen zit reistijd, en een pleitdatum kan verschuiven. Cliënten bellen of mailen om een afspraak en het secretariaat zoekt een moment dat past bij de advocaat, het type gesprek en een vrije kamer.

Daar komen de typische fouten uit voort. Een afspraak wordt ingepland op een uur waarop de advocaat nog op zitting zit. Een zitting wordt in de agenda gezet maar niet in de gedeelde kantooragenda. Het onderwerp van de afspraak, met naam van de cliënt en de aard van de zaak, is zichtbaar voor collega's of voor een assistent met toegang. En cliënten komen zonder de stukken die de advocaat nodig heeft, waardoor het gesprek niets oplevert.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.