Afspraken en planning automatiseren voor accountantskantoren

Een accountantskantoor plant verschillende soorten afspraken. Een intakegesprek met een starter, een bespreking van de jaarrekening met een zaakvoerder, een gesprek met een particulier die zijn aangifte personenbelasting wil laten invullen, een oprichtingsgesprek samen met de notaris. Elk type vraagt een andere medewerker, een andere duur en andere stukken. De aanvraag komt per mail, per telefoon of op de balie, en iemand zoekt in meerdere agenda's naar een moment dat past.

In het aangifteseizoen komen tientallen particulieren met een mapje, en een deel vergeet net het ene document dat nodig is: de fiscale fiches, het aanslagbiljet van vorig jaar of een kostenbewijs. De afspraak moet dan verplaatst worden. Bij vennootschapsklanten botsen afspraken met interne deadlines, en verlof van een medewerker wordt niet altijd op tijd in de agenda gezet. Een klant die niet komt opdagen, kost een uur dat niemand nog kan invullen.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.