Fitness en sportclubs
Groepslessen, personal training en intakes plannen voor fitnessclubs
Reservaties voor groepslessen, personal training en intakegesprekken krijgen een bevestiging, herinnering en wachtlijst. De coach bepaalt het rooster.
Hoe het nu gaat
In een fitnessclub bestaat de planning uit drie soorten afspraken. Groepslessen hebben een beperkt aantal plaatsen, personal trainings lopen één op één bij een coach, en nieuwe leden hebben een intakegesprek. Elke soort heeft een eigen regel: een groepsles is volzet bij twaalf deelnemers, een sessie met een coach wordt twee dagen voor de afspraak vastgelegd, een intake duurt dertig minuten en vraagt een leeg moment bij de coach.
Leden reserveren op verschillende manieren. Sommige clubs hebben een app met reservaties, andere een lijst bij de receptie, een WhatsApp-groep per les of een Excel op de computer van de coach. Wie niet komt opdagen, blokkeert een plaats die iemand anders had kunnen gebruiken. Een les die op het laatste moment wordt geschrapt, is een telefoonronde voor de coach.
Bij afwezigheid van een coach moet iemand de leden van de les of de sessies van die dag verwittigen, een vervanger zoeken en het rooster aanpassen. In een kleine club is dat dezelfde persoon als diegene die de lessen geeft.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Rooster en capaciteit vastleggen
Per les noteren we samen met jullie wanneer ze plaatsvindt, wie ze geeft, hoeveel plaatsen er zijn en tot wanneer leden kunnen annuleren. Heeft jullie ledensysteem al een reserveringsmodule, dan bouwen we niet ernaast. We kijken dan welke berichten en wachtlijsten er rond die module ontbreken.
- 02
Reserveren en op de wachtlijst
Leden reserveren via een formulier of WhatsApp Business en krijgen een bevestiging. Is de les vol, dan kunnen ze op de wachtlijst. Annuleert iemand binnen de termijn, dan krijgt de eerste op de wachtlijst een bericht met de vraag of hij wil deelnemen.
- 03
Herinneringen en afwezigheden
Een herinnering gaat uit vóór de les, op een tijdstip dat jullie kiezen. Leden die vaker niet komen opdagen na te hebben gereserveerd, komen in een overzicht voor de clubverantwoordelijke. Wat er daarmee gebeurt, beslissen jullie, bijvoorbeeld een gesprek of een regel voor de reservaties.
- 04
Als een coach uitvalt
Meldt een coach zich ziek, dan toont het systeem de lessen en sessies van die dag met de deelnemers. De clubverantwoordelijke kiest een vervanger of schrapt de les, waarna alle betrokken leden hetzelfde bericht krijgen met het alternatief.
Een voorbeeld
Voorbeeld: groepslessen op een maandagavond bij een club met twaalf plaatsen per les
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een club op maandagavond drie groepslessen met telkens twaalf plaatsen aanbiedt en dat de lessen van zes en zeven uur meestal vol zijn. In het voorbeeld staan de reservaties en de wachtlijst in één lijst. Annuleert iemand om vier uur, dan krijgt de eerste persoon op de wachtlijst een bericht en vijf minuten later de volgende als hij niet antwoordt. Wie drie keer na elkaar niet kwam, komt op de lijst van de clubverantwoordelijke. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.
Meer voor fitnesscentra en sportclubs
Afspraken plannen in andere sectoren
- Vastgoedkantoren
- Bouw en renovatie
- Installateurs
- Garages en autobedrijven
- Advocatenkantoren
- Horeca
- Uitzend- en selectiekantoren
- Interieur en keukenbouw
- Dierenartsenpraktijken
- Accountantskantoren
- Transport en logistiek
- Schoonmaakbedrijven
- Zorgpraktijken
- Syndici en vastgoedbeheer
- Verzekeringsmakelaars
- Kappers en schoonheidssalons
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Verhuisbedrijven
- Opleidingscentra
- Schilders en afwerkingsbedrijven
Veelgestelde vragen
Niet als die al goed werkt. Heeft jullie ledensysteem een reservatiemodule, dan bekijken we of we er berichten, wachtlijsten of herinneringen aan kunnen toevoegen. Heeft de club geen module, dan bouwen we een eenvoudige reservatie met een formulier en een agenda.
De clubverantwoordelijke geeft de annulatie in. Alle ingeschreven leden en de wachtlijst krijgen een bericht met het alternatief dat jullie vooraf hebben ingesteld, zoals een andere les of de mogelijkheid om een nieuwe reservatie te maken.
Ja, via een eigen agenda per coach waarin hij de beschikbare momenten aanduidt. Het lid kiest een slot en krijgt een bevestiging. De coach kan een moment blokkeren of verplaatsen, en het systeem verwittigt het lid.
Per les het aantal plaatsen, de annulatietermijn en de reservatieperiode, bijvoorbeeld een week vooraf. Regels voor leden die vaak niet opdagen leggen jullie vast en wij stellen ze in. Ingewikkelde combinaties met punten of beurtenkaarten bekijken we per geval in de scan.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.