Ploegen en vervangingen plannen voor schoonmaakbedrijven

In een schoonmaakbedrijf is de planning een rooster per object: wie komt wanneer waar, met welke sleutel en voor hoeveel uur. De meeste objecten hebben een vaste ploeg en een vaste cyclus, maar elke week verandert er iets. Een klant sluit vrijdag door een brugdag, een medewerker meldt zich ziek, een extra beurt na een verbouwing komt erbij. Het rooster staat in een Excelbestand of een schrift bij de ploegleider.

Bij een ziekmelding om zeven uur 's ochtends begint een belronde. De planner zoekt wie vrij is, wie dichtbij woont, wie het object kent en wie nog uren over heeft in zijn contract. Elke afwijking moet daarna naar de medewerker, naar de klant als er niemand komt of de tijd verandert en naar de uren van die week.

Typische fouten zijn een vervanger die het alarm of de sleutel niet heeft, een object dat die dag vergeten wordt omdat de wijziging in een gesprek bleef en een klant die het pas hoort wanneer niemand komt opdagen.

Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.