Betalingsherinneringen automatiseren voor schoonmaakbedrijven

Een schoonmaakbedrijf factureert meestal maandelijks: een vast bedrag per object plus extra's zoals glasbewassing of een grondige poets. Veel klanten zijn bedrijven met een boekhouding die op een vast moment betaalt. Daarnaast zijn er syndicussen en beheerders van gebouwen, waar een factuur soms eerst door meerdere handen gaat voor ze betaald wordt.

Waarom een betaling uitblijft, heeft vaak een concrete reden. De factuur ging naar de plaats waar gepoetst wordt in plaats van naar de boekhouding van de klant, een bestelnummer van de klant ontbreekt op de factuur of de klant betwist een beurt die zou zijn overgeslagen. Een algemene herinnering lost dat niet op en irriteert een klant die gelijk heeft.

De opvolging gebeurt door wie op dat moment tijd heeft, vaak de zaakvoerder zelf, en dus in golven: een maand niets, daarna alles tegelijk. Een klant die jaren trouw betaalt, krijgt dezelfde toon als een klant die telkens te laat is.

Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.