Schoonmaakbedrijven
Werkbonnen en uren automatiseren voor schoonmaakbedrijven
Een automatisering verzamelt de prestaties van poetsploegen per object, vergelijkt ze met de afgesproken uren en zet uren en meerwerk klaar voor loonadministratie en facturatie.
Hoe het nu gaat
Een schoonmaakbedrijf verdeelt zijn mensen over objecten: kantoren, praktijken, scholen, trappenhuizen, winkels. Een medewerker werkt op één dag soms op twee of drie plaatsen, vaak alleen en buiten de kantooruren van de klant. Er is dus niemand van het bedrijf aanwezig die ziet wanneer iemand aankomt of vertrekt. De uren komen binnen op een papieren urenblad, per sms of in een WhatsApp-groep.
De ploegleider of een kantoormedewerker tikt die uren op vrijdag of maandag over in een Excelbestand. De vaste contracturen per object staan op de ene lijn, extra's zoals glasbewassing, een grondige poets of een vervanging bij ziekte op een andere. Wat in de factuur van de klant moet en wat naar de loonadministratie gaat, wordt apart uitgerekend, vaak uit hetzelfde ruwe bestand.
Fouten die daaruit volgen zijn een medewerker met twee objecten op één dag van wie er één vergeten wordt, meerwerk dat nooit gefactureerd wordt omdat het in een bericht stond, en uren waarover een klant achteraf discussieert omdat er geen spoor van bestaat.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Prestaties doorgeven via een vast bericht of formulier
Na elke beurt stuurt de medewerker een kort bericht of vult een eenvoudig formulier in: object, begin- en einduur, een opmerking. Er is geen app nodig. Wie liever een papieren blad invult, geeft het aan de ploegleider, die het in hetzelfde formulier zet.
- 02
Per object en per medewerker samenvoegen
De automatisering bundelt de berichten tot één overzicht per week: per object de gepresteerde uren naast de afgesproken uren uit het contract, en per medewerker het totaal over alle objecten.
- 03
Afwijkingen en meerwerk markeren
Uren die boven of onder het contract liggen, een object zonder melding en een opmerking als extra of vervanging worden gemarkeerd. Een opmerking over meerwerk komt op een aparte lijn, zodat ze niet verloren gaat bij de maandfactuur.
- 04
Wekelijkse goedkeuring door de ploegleider
De ploegleider loopt de gemarkeerde punten na, bijvoorbeeld door een medewerker te bellen, en keurt het weekoverzicht goed. Zonder goedkeuring gaat er niets door naar loon of facturatie.
- 05
Uren en meerwerk doorgeven
De goedgekeurde uren staan klaar in de opmaak die jullie sociaal secretariaat vraagt. Het secretariaat berekent het loon. Meerwerk komt als voorstel voor een factuurlijn in jullie boekhoudpakket, voor zover dat pakket dat toelaat.
Een voorbeeld
Voorbeeld: schoonmaakbedrijf met achttien medewerkers
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een schoonmaakbedrijf met achttien medewerkers werkt voor ongeveer vijfentwintig objecten. Tot nu toe verzamelt de ploegleider de uren op vrijdagmiddag uit berichten en papieren bladen. Nu staat het weekoverzicht vrijdag om twaalf uur klaar. Twee objecten kregen een melding van meer uren dan afgesproken, met in beide gevallen de opmerking dat het kantoor een verhuis had. Eén object heeft geen melding en blijkt een vergeten bericht. De ploegleider belt, corrigeert, keurt goed en zet de twee extra beurten klaar als factuurlijn voor de klant.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt, en een factuur blijft een concept tot iemand ze verstuurt. Foute uren corrigeer je op de urenstaat zelf. Loonberekening en aangiftes blijven bij jullie sociaal secretariaat; wij bereiden alleen de aanlevering voor.
Meer voor schoonmaakbedrijven
Veelgestelde vragen
Nee. Ze sturen een kort bericht of vullen een eenvoudig formulier in dat via een link opent, en wie dat niet wil, geeft zijn uren aan de ploegleider. Het formulier kan in meerdere talen, zodat elke medewerker het begrijpt.
Dat doen we niet in een eerste opzet. Het volgen van medewerkers brengt privacyregels en een afweging met zich mee. We starten met wat de medewerker zelf doorgeeft. Wil je later meer, dan bespreken we eerst wat daarvoor nodig is.
Jullie sociaal secretariaat. De automatisering bereidt het uren-overzicht voor in de opmaak die het secretariaat vraagt. Statuut, loonberekening en aangiftes blijven bij het secretariaat.
De automatisering vergelijkt de meldingen met het rooster en laat zien voor welke objecten er geen bericht binnenkwam. De ploegleider kan de medewerker nog dezelfde dag bellen, wat sneller werkt dan wachten tot vrijdag.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.