Schoonmaakbedrijven
Personeelsadministratie automatiseren voor schoonmaakbedrijven
Een automatisering bewaakt de onboardingtaken per nieuwe medewerker, houdt sleutels en badges bij, verzamelt verlofaanvragen en zet wijzigingen klaar voor het sociaal secretariaat.
Hoe het nu gaat
Een schoonmaakbedrijf heeft veel deeltijdse medewerkers, wisselende objecten en meer verloop dan een gemiddeld kantoor. Elke nieuwe medewerker betekent een reeks taken: een contract, gegevens voor het sociaal secretariaat, werkkledij, sleutels of badges voor de objecten waar hij of zij komt en een instructie over producten en veiligheid die ondertekend moet worden. Die taken zitten verspreid over mails, een map op de computer en het geheugen van de ploegleider.
Daarnaast komen er elke week verlofaanvragen en ziektemeldingen binnen via WhatsApp en telefoon. De planner moet beslissen wie een object overneemt en moet daarvoor weten wie vrij is. Sleutels van een klant die niet teruggebracht zijn en een badge die na het vertrek van een medewerker nog actief is, zijn de bekende gaten in de administratie.
Het sociaal secretariaat berekent het loon en doet de wettelijke aangiftes, en blijft daarvoor verantwoordelijk. Het bedrijf zelf moet de juiste gegevens op tijd aanleveren en zijn eigen dossier per medewerker op orde houden.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Onboardinglijst per nieuwe medewerker
Zodra jullie een nieuwe medewerker aanmaken, ontstaat er een checklist: gegevens opvragen via een formulier, contract, kledij en uitrusting, objecten waar hij komt, sleutels en badges en de ondertekende veiligheidsinstructie. Elke taak heeft een verantwoordelijke en een datum.
- 02
Sleutels en badges bijhouden
Een register toont welke sleutel of badge bij wie zit. Eindigt een contract of verhuist een medewerker naar een ander object, dan ontstaat er automatisch een lijst van wat teruggebracht moet worden, met een herinnering aan wie dat opvolgt.
- 03
Verlof en afwezigheid verzamelen
Aanvragen via formulier of bericht komen in één overzicht. De planner ziet per aanvraag welke objecten geraakt worden en beslist. De medewerker krijgt na de beslissing van een persoon een bevestiging.
- 04
Maandelijkse wijzigingen voor het secretariaat
Nieuwe medewerkers, vertrekkers en afwezigheden worden verzameld in de opmaak die jullie sociaal secretariaat vraagt en klaargezet voor jullie goedkeuring. Wat het secretariaat daarmee doet, blijft zijn verantwoordelijkheid.
- 05
Herinneringen voor vervaldata
Einddata van contracten en attesten of opleidingen die jullie intern bijhouden krijgen een herinnering op een moment dat jullie zelf kiezen, zodat niemand pas bij een controle merkt dat er iets verlopen is.
Een voorbeeld
Voorbeeld: drie nieuwe medewerkers in één maand
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een schoonmaakbedrijf met twintig medewerkers neemt in een maand drie nieuwe mensen aan. Voor elk ontstaat een onboardinglijst. Bij de tweede nieuwkomer blijkt na vijf dagen dat de veiligheidsinstructie nog niet is ondertekend en dat een sleutel van een kantoor nog niet is overhandigd. De ploegleider krijgt een herinnering voor beide. Op het einde van de maand staat een overzicht klaar met de drie nieuwkomers, één vertrekker en twee afwezigheden. De kantoormedewerker keurt het goed en stuurt het naar het secretariaat.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Verlof wordt nooit zonder goedkeuring van een leidinggevende toegekend. De automatisering wijzigt geen contracten, lonen of arbeidsvoorwaarden. Loonberekening en aangiftes zoals Dimona blijven bij jullie of bij jullie sociaal secretariaat. Personeelsgegevens zijn alleen toegankelijk voor wie er nu al toegang toe heeft.
Meer voor schoonmaakbedrijven
Personeelsadministratie in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Nee. Aangiftes en de loonberekening blijven bij jullie sociaal secretariaat, dat daarvoor verantwoordelijk is. De automatisering zorgt dat jullie gegevens volledig en op tijd klaarstaan, en herinnert aan taken die bij jullie liggen.
In jullie eigen omgeving, bijvoorbeeld een beveiligde map in Microsoft 365 of Google Workspace, met toegang voor wie dat nodig heeft. Accounts en data blijven op jullie naam. Wij krijgen toegang die je op elk moment kan intrekken.
Ja. De ploegleider kan het formulier samen met de medewerker invullen, en verlofaanvragen kunnen via een bericht lopen. De administratie draait op de gegevens, niet op het kanaal waarlangs een medewerker ze doorgeeft.
We vragen enkel de gegevens die nodig zijn voor de taak, stellen toegang in per rol en leggen in een verwerkersovereenkomst vast wat we mogen doen. Wat er in het personeelsdossier hoort en hoe lang het bewaard wordt, bespreek je met je sociaal secretariaat.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.