Schoonmaakbedrijven
Offertes opmaken voor schoonmaakbedrijven
Een automatisering zet de gegevens van een plaatsbezoek om in een offerte volgens jullie eigen rekenregels en volgt de offerte op tot de klant antwoordt.
Hoe het nu gaat
Een offerte voor schoonmaak begint met een plaatsbezoek. De verantwoordelijke loopt door het gebouw, noteert oppervlaktes en vloertypes, telt de sanitaire ruimtes, vraagt hoe vaak er gepoetst moet worden en wanneer het gebouw toegankelijk is. Die notities staan in een schrift, op foto's of in een bericht aan zichzelf.
Terug op kantoor wordt er gerekend: hoeveel uren per beurt, aan welk uurtarief of forfait, met welke producten en machines, plus een opstartbeurt, glasbewassing of periodieke grondige poets. Elk bedrijf heeft eigen regels, maar ze zitten in het hoofd van één persoon of in een Excelbestand met formules die niemand durft aan te raken. De offerte zelf wordt daarna opnieuw getypt in Word, met bijzondere voorwaarden die per klant verschillen.
Veelvoorkomende fouten zijn een ruimte die niet in de offerte staat maar wel in de verwachting van de klant, een indexeringsclausule die ontbreekt en een offerte die pas na vier dagen vertrekt, waardoor de klant intussen een andere firma koos. Opvolgen na de offerte gebeurt vaak alleen als iemand eraan denkt.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Plaatsbezoek vastleggen met een vaste checklist
De verantwoordelijke vult tijdens het bezoek een formulier op de gsm in: ruimtes, oppervlakte, vloertype, aantal sanitaire punten, gewenste frequentie, toegangsuren en foto's. Zo ontbreekt er bij het rekenen niets dat de klant verwacht.
- 02
Berekening met jullie eigen regels
We bouwen jullie rekenmethode na: uurtarief, tijd per type ruimte, toeslagen en de opstartbeurt. De cijfers zijn die van jullie, niet van ons. De uitkomst is een aantal uren per beurt en een prijs per maand of per beurt, met de tussenstappen zichtbaar.
- 03
Offerte opstellen uit jullie model
Uit jullie eigen offertemodel ontstaat een concept: omschrijving per ruimte, frequentie, prijs en de vaste voorwaarden zoals indexering en opzegtermijn. Bijzonderheden voor deze klant komen uit het plaatsbezoek.
- 04
Nakijken en versturen
De verantwoordelijke controleert cijfers en tekst, past aan wat nodig is en verstuurt de offerte vanuit de eigen mailbox. Zonder die stap vertrekt er niets.
- 05
Opvolging na de offerte
Na een termijn die jullie bepalen volgt een korte herinnering aan de klant. Aanvaardt de klant, dan gaan object, frequentie en uren door naar de planning, zodat ze niet opnieuw getypt moeten worden.
Een voorbeeld
Voorbeeld: kantoorgebouw met drie verdiepingen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant en geen prijsindicatie. Een schoonmaakbedrijf bezoekt een kantoorgebouw met drie verdiepingen en zes sanitaire blokken, waar twee keer per week gepoetst moet worden. De verantwoordelijke vult de checklist in op zijn gsm. Volgens de rekenregels van dit fictieve bedrijf geeft dat een aantal uren per beurt en een maandprijs, met een aparte lijn voor de opstartbeurt. Dezelfde avond staat er een concept klaar. Na nazicht vertrekt de offerte, en vijf dagen later gaat er een herinnering naar de klant.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.
Meer voor schoonmaakbedrijven
Offertes opmaken in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Jullie. We bouwen jullie rekenregels na en tonen elke tussenstap, zodat je kan nagaan hoe een prijs tot stand komt. Zonder jullie regels rekenen we niets uit, en de verantwoordelijke keurt elke offerte goed voor ze vertrekt.
Ja. We vertrekken van jullie model, met jullie voorwaarden en lay-out. Het doel is dat een offerte er hetzelfde uitziet als vandaag, maar sneller klaarstaat en minder fouten bevat.
Voor aanbestedingen met een eigen dossier en eigen regels is dit minder geschikt. Het past bij standaardoffertes voor kantoren, praktijken, winkels en gebouwen, waar het opbouwen van een prijs telkens volgens dezelfde logica gebeurt.
Nee. De verantwoordelijke leest, past aan en verstuurt. Pas wanneer jullie vertrouwen hebben in de opbouw, kunnen we samen afspreken welke herinneringen na de offerte automatisch vertrekken.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.