Horeca
Personeelsadministratie automatiseren voor horecazaken
Een automatisering verzamelt de gewerkte uren van vaste krachten, extra's, flexi-jobbers en studenten en zet het maandoverzicht klaar voor jullie sociaal secretariaat.
Hoe het nu gaat
In een horecazaak werken zelden alleen vaste mensen. Een restaurant met veertien medewerkers heeft al snel een paar vaste krachten, extra's op afroep, flexi-jobbers en studenten in het weekend. Het rooster wijzigt per week. Uren worden achteraf doorgegeven op een briefje, in de kassa of in een WhatsApp-groep, en op het einde van de maand moet iemand uitzoeken wie hoeveel heeft gewerkt in welk statuut.
Die iemand is meestal de zaakvoerder of de bedrijfsleider, op een maandag of laat in de avond. De gegevens staan op drie plaatsen. Het sociaal secretariaat vraagt een duidelijk overzicht van de gepresteerde uren per medewerker, en elke ontbrekende of foute lijn komt terug als vraag of als correctie. Typische fouten zijn een shift na middernacht op de verkeerde dag, een extra die in het rooster stond maar nooit in de uren terechtkwam en een nieuwe naam waarvan niemand weet of het secretariaat al op de hoogte is.
Voor nieuwe contracten, flexi-jobs en studentenarbeid gelden eigen regels en eigen aangiftes, zoals de Dimona-aangifte bij de start van een medewerker. Het sociaal secretariaat kent die regels en blijft verantwoordelijk voor de aangiftes, de loonberekening en de naleving ervan. Een automatisering neemt dat niet over. Ze zorgt ervoor dat de gegevens die jullie aan het secretariaat bezorgen volledig en gelijk opgebouwd zijn.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Uren verzamelen op één plek
Uren komen binnen via een export uit de kassa, een eenvoudig formulier of een bericht van de medewerker. De automatisering zet ze per medewerker en per dag in één overzicht, naast het rooster dat jullie zelf bijhouden.
- 02
Elke lijn aan een statuut koppelen
Jullie geven per medewerker op in welk statuut hij of zij werkt, op basis van wat het sociaal secretariaat jullie heeft doorgegeven: vast, extra, flexi-job of student. De automatisering gebruikt die lijst alleen om uren juist te groeperen. Ze beslist niets over een statuut.
- 03
Afwijkingen aanduiden voor de maand sluit
Shifts zonder uren, uren zonder shift, een naam in het rooster die nog niet in jullie medewerkerslijst staat en uren die sterk van het rooster afwijken worden gemarkeerd. De bedrijfsleider loopt die korte lijst na en corrigeert wat nodig is.
- 04
Teller voor studenten en flexi-jobbers
Per student en flexi-jobber houdt een teller bij hoeveel uren dit jaar geregistreerd zijn, zodat je dat kan vergelijken met het cijfer dat het secretariaat doorgeeft. De grenzen zelf nemen we niet over. Die geeft het secretariaat, want ze kunnen wijzigen.
- 05
Maandoverzicht klaarzetten voor het secretariaat
Na jullie goedkeuring maakt de automatisering het overzicht in de opmaak die jullie secretariaat vraagt en zet het klaar of verstuurt het vanuit jullie eigen mailbox. Aangiftes en loonberekening blijven bij het secretariaat.
Een voorbeeld
Voorbeeld: brasserie met veertien medewerkers
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een brasserie heeft vijf vaste medewerkers, drie extra's, twee flexi-jobbers en vier studenten. Vroeger stelde de bedrijfsleider het maandoverzicht op uit de kassa-export en een WhatsApp-groep. In de opstelling hierboven laadt de export automatisch in het overzicht. Op de laatste dag van de maand staat er een lijst klaar met twee shifts zonder uren, een student waarvan de teller afwijkt van het cijfer van het secretariaat en een nieuwe naam in het rooster. De bedrijfsleider lost die drie punten op, keurt goed en het overzicht gaat naar het secretariaat. Hoeveel tijd dat scheelt, hangt af van jullie situatie en bekijken we in de scan.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Verlof wordt nooit zonder goedkeuring van een leidinggevende toegekend. De automatisering wijzigt geen contracten, lonen of arbeidsvoorwaarden. Loonberekening en aangiftes zoals Dimona blijven bij jullie of bij jullie sociaal secretariaat. Personeelsgegevens zijn alleen toegankelijk voor wie er nu al toegang toe heeft.
Meer voor horecazaken
Personeelsadministratie in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Nee. Aangiftes zoals Dimona en de loonberekening blijven bij jullie sociaal secretariaat, dat daarvoor verantwoordelijk is. De automatisering kan wel een naam signaleren die in het rooster staat maar nog niet in jullie medewerkerslijst, zodat je het secretariaat op tijd contacteert.
Nee. Flexi-jobs en studentenarbeid hebben eigen voorwaarden die kunnen wijzigen, en het sociaal secretariaat volgt die op. De automatisering verzamelt en groepeert uren en toont tellers. Het secretariaat beoordeelt of alles in orde is.
In jullie eigen omgeving, bijvoorbeeld in jullie Microsoft 365 of Google Workspace en in de systemen van jullie secretariaat. Accounts en data blijven op jullie naam. Wij krijgen toegang die je op elk moment kan intrekken.
Dat hangt af van wat het systeem toelaat: een export, een koppeling of een eenvoudig formulier als tussenstap. Tijdens de scan van een halve dag op locatie bekijken we wat bij jullie kan en wat het kost. De scan wordt afgetrokken als je binnen 30 dagen bestelt.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.