Horeca
Wekelijkse rapportering automatiseren voor horecazaken
Een automatisering haalt omzet, couverts, uren en aankoopkost uit kassa, rooster en boekhouding en stuurt elke maandag hetzelfde overzicht naar de zaakvoerder.
Hoe het nu gaat
Een zaakvoerder in de horeca kijkt naar een beperkt aantal cijfers: omzet per dag en per service, het aandeel van dranken en keuken, het aantal couverts, de gemiddelde besteding per gast, de personeelskost als percentage van de omzet en de kost van de ingrediënten ten opzichte van wat er verkocht is. De bronnen staan verspreid: de kassa, de uren van het personeel en de aankoopfacturen in de boekhouding.
Meestal is het rapport een Excelbestand dat iemand op zondagavond of maandag bijwerkt. De kassa-export wordt gekopieerd, de uren worden erbij geplakt en de formules worden naar beneden gesleept. Een kolom verschuift, een week wordt overgeslagen of de btw zit in het ene cijfer en niet in het andere. Daardoor kloppen de cijfers niet met die van de boekhouder en wordt er gewacht op het kwartaalcijfer van het kantoor.
De waarde zit in de vergelijking: deze zaterdag met vorige zaterdag, de lunch in het weekend met de lunch op weekdagen, de personeelskost op een stille dinsdag. Een vaste opmaak maakt dat eenvoudig, terwijl een handmatig bestand elke week een beetje anders is.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Bronnen aansluiten
Omzet en couverts komen uit de kassa, bijvoorbeeld Lightspeed, de uren uit het rooster of de uurregistratie en de aankoopkost uit de boekhouding. Of dat via een koppeling, een automatische export of een bestand gaat, hangt af van wat jullie systemen aanbieden. Dat bekijken we in de scan.
- 02
Cijfers vaste definities geven
We leggen samen met jullie vast wat omzet, couvert, foodcost en personeelskost betekenen. Is de omzet inclusief of exclusief btw, zijn dranken en keuken apart, hoe tellen een aperitief en een menu mee. Zo betekent een cijfer elke week hetzelfde.
- 03
Rapport elke maandagochtend
Elke maandag verschijnt het weekrapport in jullie mailbox of in een Google Sheet die jullie al kennen. Het toont de week naast de vorige week en, als de gegevens er zijn, naast dezelfde week vorig jaar.
- 04
Afwijkingen aanduiden
Jullie bepalen zelf een drempel, bijvoorbeeld een personeelskost boven een percentage dat jullie als norm hanteren. Wordt die overschreden, dan staat er een opmerking bij het rapport en vraagt de automatisering om een korte reden, die ze bewaart voor de volgende vergelijking.
Een voorbeeld
Voorbeeld: restaurant met lunch en diner
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een restaurant opent van dinsdag tot zondag. De eigenaar maakte tot nu toe op maandag een Excelbestand uit de kassa-export, wat een uur duurde en soms een week achterliep. In de nieuwe opstelling komt het rapport om zeven uur in zijn mailbox: omzet per dag, couverts per service, personeelskost als percentage en de aankoopkost van de week. Bij donderdag staat een opmerking omdat de personeelskost boven de eigen norm lag. De eigenaar noteert dat er een extra bediende was voor een groep. Die reden staat de volgende maand opnieuw bij de vergelijking.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Meer voor horecazaken
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van of de kassa een koppeling, een automatische export of een bestand aanbiedt. Voor Lightspeed bekijken we wat jullie abonnement toelaat. Heeft een kassa niets van dat alles, dan kan een bestand dat iemand dagelijks bewaart de tussenstap zijn.
Alleen als jullie recepturen en inkoopprijzen vastgelegd hebben en de kassa per gerecht verkoopt. Zonder die basis rapporteren we de aankoopkost van de week ten opzichte van de omzet, wat een grover maar betrouwbaar cijfer is.
Meestal door verschillen in definitie, zoals btw, het moment van boeken of een factuur die nog niet ingeboekt is. We leggen de definities vooraf vast en zetten ze op het rapport, zodat je weet welke cijfers welke zijn.
Nee. We werken met het systeem dat jullie al gebruiken, voor zover dat gegevens kan leveren. Als dat niet lukt, vertellen we dat in de scan voor je een prijs aanvaardt.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.