Aankoopfacturen inlezen voor horecazaken

Een horecazaak koopt bij tal van leveranciers: de drankengroothandel, de slager, de bakker, de groenteleverancier, een visleverancier en een firma voor verpakking en schoonmaakproducten. De goederen komen met een leveringsbon. De factuur volgt later per mail of per post, of als wekelijkse of maandelijkse samenvatting. Wie de levering aanneemt is vaak een kok of bediende, die de bon in een bakje achterlaat.

De problemen zitten bij het inboeken. Een factuur van de drankenhandel bevat meerdere btw-tarieven en leeggoed als aparte lijn. Een kredietnota voor gebroken flessen of een niet geleverde kist staat niet altijd op de factuur van de maand erna. En wie de leveringsbon niet naast de factuur legt, merkt een prijsverschil of een product dat nooit geleverd werd pas wanneer de betaling al vertrokken is.

Het boekhoudkantoor of de zaakvoerder tikt daarna alles over of sleept pdf's naar de boekhoudsoftware. Dat gebeurt vaak in een stapel kort voor de btw-aangifte. In de tussentijd weten jullie niet precies wat de keuken en de bar die maand echt hebben gekost.

Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.