Verzekeringsmakelaars
Aanvragen voor verzekeringsofferte opvolgen voor makelaars
Aanvragen van particulieren en bedrijven worden geregistreerd, aan een dossierbeheerder toegewezen en na een vaste termijn opgevolgd. Het adviesgesprek blijft bij de makelaar.
Hoe het nu gaat
Aanvragen voor een nieuwe verzekering komen binnen via een formulier op de website, een mail, een telefoontje of doorverwijzing van een bestaande klant of een partner, zoals een bank of een immokantoor. Wat erin staat, verschilt sterk. Soms enkel een naam en een telefoonnummer met de vraag om te bellen, soms een volledige beschrijving van een bedrijf dat zijn bedrijfsvoertuigen en brandrisico wil verzekeren. De dossierbeheerder die de aanvraag opmerkt, neemt ze meestal gewoon op.
Een aanvraag wordt een klant wanneer er snel contact is. De particulier die op een zaterdag een autoverzekering aanvraagt, heeft misschien al drie kantoren aangeschreven, en het kantoor dat antwoordt, krijgt de eerste afspraak. Een aanvraag die in een inbox blijft liggen, of die gebeld wordt door de verkeerde collega, kost tijd. Daarna weet niemand wie de klant heeft teruggebeld.
Het gesprek zelf is de kern van het vak. De behoefteanalyse en het advies horen bij de makelaar en vallen onder de regels van de FSMA. De voorbereiding eromheen is administratie: aanvraag noteren, gegevens verzamelen, afspraak plannen, eraan herinneren.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Elke aanvraag in het CRM
Aanvragen via formulier, mail of een bericht van een partner worden herkend en als contact met een aanvraag in jullie CRM gezet: naam, telefoon, soort verzekering waarover het gaat en de bron. Een dubbele aanvraag van dezelfde persoon wordt aan het bestaande contact toegevoegd.
- 02
Toewijzen aan een dossierbeheerder
Op basis van regels die jullie bepalen, zoals het soort aanvraag, de gemeente of de bestaande klantrelatie, gaat de aanvraag naar een dossierbeheerder of makelaar. Die krijgt een melding met de gegevens en de datum waarop hij moet terugbellen.
- 03
Ontvangstbevestiging en voorbereiding
De aanvrager krijgt direct een bevestiging met de naam van de contactpersoon en het moment waarop hij gecontacteerd wordt. Het bericht vraagt de gegevens die jullie nodig hebben voor het gesprek, zoals de huidige polis, de nummerplaat of het adres van het gebouw. Het bevat geen informatie over producten of premies.
- 04
Opvolgen tot er een afspraak is
Is er na een afgesproken aantal dagen geen contact geweest, dan krijgt de verantwoordelijke een herinnering. Een tweede bericht aan de aanvrager staat als concept klaar. Het CRM toont per aanvraag de status, zodat de kantoorverantwoordelijke ziet waar aanvragen blijven hangen.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een kantoor met twee makelaars en drie dossierbeheerders
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een kantoor per maand ongeveer veertig nieuwe aanvragen binnenkrijgt. In het voorbeeld gaan aanvragen voor bedrijfsverzekeringen naar de makelaar die de zaakvoerders volgt, en aanvragen voor auto en brand naar een dossierbeheerder. Elke aanvrager krijgt dezelfde dag een bevestiging met een naam en een terugbelmoment. Na drie werkdagen zonder gesprek komt de aanvraag op de lijst van de kantoorverantwoordelijke. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Berichten naar leads zijn concepten tot een verkoper ze verstuurt. Alleen een korte ontvangstbevestiging, waarvan jullie de tekst vooraf goedkeuren, kan automatisch uitgaan. Wie een lead krijgt, welke deals worden opgevolgd en wat er in een offerte komt, beslissen jullie verkopers.
Meer voor verzekeringsmakelaars
Veelgestelde vragen
Nee. De bevestiging noemt geen producten, dekkingen of bedragen. Zulke informatie hoort bij het gesprek met de makelaar, na een behoefteanalyse. Het bericht bevestigt de aanvraag, noemt de contactpersoon en vraagt de praktische gegevens die nodig zijn.
Dat zit niet in deze automatisering. De makelaar bepaalt na het gesprek welke maatschappijen hij aanschrijft en hoe. Als jullie daarvoor een tarificatieprogramma gebruiken, kunnen we in een aparte opdracht bekijken wat daaraan te koppelen valt.
Een CRM waarin aanvragen en contacten staan, zoals HubSpot, Pipedrive of Teamleader. Werkt jullie kantoor met de contactmodule van een makelaarspakket, dan bekijken we in de scan of dat toegankelijk is. Is er niets van dat alles, dan kan een lijst in Excel of Google Sheets volstaan.
Die krijgen meteen een bevestiging dat de aanvraag is ontvangen, en staan de volgende werkdag bovenaan de lijst van de toegewezen dossierbeheerder. Het systeem belt of beantwoordt niets inhoudelijk. De eerste echte reactie komt van een persoon.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.